Veröffentlicht 10 Jul 2023
Was ist ein Stundenzettel für Mitarbeiter?
Ein Stundenzettel dient der Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit, die ein Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe, ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Kunden aufgewendet hat. Oder auchder Erfassung der Anzahl der Stunden, die eine Person in einem bestimmten Zeitraum gearbeitet hat. Der Stundennachweis für Arbeitnehmer ist ein Instrument, das Unternehmer als Referenz verwenden, um die, für die Gehaltsabrechnung geleistete, Zeit genau zu erfassen. Darüber hinaus verwenden Projektmanager Stundenzettel, um Aufgaben effektiv zuzuweisen, während einzelne Mitarbeiter sie nutzen, um ihre Arbeitszeit effizient zu verwalten und den Überblick über ihre täglichen Termine zu behalten.
Die verschiedenen Arten von Stundennachweisen
Unternehmen erstellen Stundenzettel für ihre Mitarbeiter je nach Projekt- oder Branchenanforderungen. Die Verwendung des am besten geeigneten Stundennachweis hilft nicht nur dabei, genaue Aufzeichnungen zu führen, sondern stellt auch sicher, dass der Zeitplan jedes Mitarbeiters ordnungsgemäß verwaltet wird. Im Folgenden werden die wichtigsten Arten von Zettel für die Zeiterfassung vorgestellt, welche Unternehmen für ihre Angestellten verwenden können:
Stundenzettel zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit
In einen Tagesstundenzettel werden die erforderlichen Daten täglich manuell eingegeben. Dabei handelt es sich um die einfachste Form des Arbeitszeitnachweises für Arbeitnehmer, welcher in seinem Design den traditionellen Stundenzetteln aus Papier ähnelt. Arbeitgeber, welche die Aufzeichnungen und Termine ihrer Mitarbeiter unkompliziert verfolgen möchten, setzen bevorzugt auf diese Variante.
Wochenstundenzettel
Wie der Name schon sagt, ermöglicht die wöchentliche Zeiterfassung Arbeitnehmern, ihre Stunden pro Woche zu erfassen. Projektmitarbeiter, Freiberufler und Freelancer, die einen Überblick über ihre geleisteten Stunden benötigen, ohne dabei zu sehr ins Detail zu gehen, nutzen gerne diese Variante. Bei Bedarf kann diese auch auf ein zweiwöchentliches oder sogar monatliches Format umgestellt werden.
Stundenzettel für mehrere Arbeitnehmer
Geschäftsinhaber oder Projektleiter, die eine Gruppe von Mitarbeitern in einem einzelnen Dokument erfassen möchten, können Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter verwenden. Im Idealfall enthält ein solches eine Funktion, mit der die Gesamtarbeitszeit auf der Grundlage der erfassten Zeit jedes Einzelnen automatisch berechnet wird.
Arbeitszeiterfassung für digitale Mitarbeiter
Dies ist nicht weit verbreitet, aber in bestimmten Fällen werden digitale Zeiterfassungsbögen gegenüber den anderen Varianten bevorzugt. Es handelt sich um dabei eine Art Stundenzettel, welche dem Standard-/Tagesprotokoll ähnelt, jedoch mit einer zusätzlichen Drag-and-Drop-Funktion ausgestattet ist. Diese dient der visuellen Darstellung der gesammelten Daten einschließlich des gesamten Zeitplans und der Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters.
Was muss in einem Stundenzettel stehen?
Die Angaben, die für die Zeiterfassungsbögen der Mitarbeiter erforderlich sind, können je nach Unternehmen variieren. Im Allgemeinen umfassen sie jedoch die folgenden Angaben:
- Name des Mitarbeiters,
- Identifikationsnummer (falls zutreffend),
- Name des Projekts,
- Lohnperiode oder Datumsbereich,
- Details zum Projekt/zur Aufgabe,
- Arbeitsdatum,
- Startzeit und Endzeit,
- Geleistete Arbeitsstunden,
- Gesamtarbeitsstunden für den Zeitraum,
- Bezahlte Freizeit (falls zutreffend),
- Urlaubstage (falls zutreffend),
- Unterschrift des Mitarbeiters,
- Unterschrift des Vorgesetzten/Genehmigers.
Digitale Muster-Vorlage für einen Stundenzettel für Mitarbeiter
Vorlage für Mitarbeiter-Stundenzettel (PDF) | SafetyCulture (iAuditor)
Unsere Vorlage für einen digitalen Stundenzettel für Mitarbeiter ist bereits fertig formatiert und gebrauchsfertig Dokument. Sie enthält alle wesentlichen Informationen zum Erstellen und Ausfüllen eines Stundenzettels.
Die Verwendung von Vorlagen für Stundenzettel bietet Unternehmen die Möglichkeit, Zeit zu sparen, und gewährleistet Einheitlichkeit in der Dokumentation. Damit wird auch zu einer höheren Genauigkeit bei der Verfolgung von Arbeitszeiten, Produktivität und Bezahlung der Mitarbeiter beigetragen.
Wie müssen Stundenzettel geführt werden?
Die Erstellung eines Stundenzettels auf Papier kann sehr zeitaufwändig und trotzdem fehleranfällig sein. Glücklicherweise können Unternehmen heutzutage digitale Tools verwenden, um die Erstellung von Stundennachweisen zu rationalisieren.
SafetyCulture (iAuditor) ist eine leistungsstarke Audit- und Checklisten-App, welche Unternehmen gleichermaßen wie deren Mitarbeiter für die Zeiterfassung einsetzen können. Unsere Vorlagen lassen sich außerdem frei an Ihre spezifischen Vorgaben und Bedürfnisse anpassen. Folgen Sie ausfüllen einfach den nachfolgenden Schritten, um alles richtig zu machen.
Schritt 1: Füllen Sie die Kopfzeile aus
Geben Sie den Namen des Mitarbeiters, seine Identifikationsnummer, den Projektnamen und den Abrechnungzeitraum oder Datumsbereich ein. Seien Sie bei diesem Schritt so genau wie möglich und stellen Sie sicher, dass alle Angaben korrekt sind, denn dies ist die Grundlage für alle weiteren Angaben im Dokuments. Der Datumsbereich ist besonders wichtig, da er den Lohn des Mitarbeiters für diesen Zeitraum bestimmt.
Schritt 2: Beschreiben Sie das Projekt oder die Aufgabe im Detail
Die Beschreibung der Aufgaben hilft dabei, die Leistung eines jeden einzelnen Mitarbeiters genau zu verfolgen. Dies gilt insbesondere für projektbezogene Mitarbeiter und Freiberufler. Die Projektdetails dienen auch als Nachweis der abrechenbaren Stunden gegenüber den Kunden.
Schritt 3: Datum und Arbeitsstunden eingeben
Fügen Sie manuell das Arbeitsdatum sowie die Anfangs- und Endzeit der Arbeitsstunden hinzu. Stellen Sie wiederum sicher, dass dieser Teil exakt ist, denn er ermöglicht es, die Gehaltsabrechnungen genau zu berechnen, die Produktivität und die Arbeitsmuster zu verfolgen, sowie den Mitarbeitern, ihre eigenen Arbeitszeiten zu überwachen.
Schritt 4: Berechnung der Gesamtstundenzahl
Unabhängig davon, ob Sie einen täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Stundenzettel verwenden, müssen Sie die für diesen Zeitraum die insgesamt geleisteten Arbeitsstunden berechnen und angeben.
Schritt 5: Füllen Sie alle zusätzlichen Felder aus
Vergessen Sie nicht, alle nicht erforderlichen, aber zutreffenden Felder auf dem Stundenzettel auszufüllen, um eine genauere Aufzeichnung des Arbeitsplans und der Arbeitsstunden zu erhalten.
Schritt 6: Unterschrift
Bestätigen Sie den Stundenzettel, indem Sie alle erforderlichen Unterschriften hinzufügen. Normalerweise muss er sowohl vom Arbeitgeber als auch seinem direkten Vorgesetzten unterschrieben werden.
SafetyCulture (iAuditor) bietet Ihnen die folgenden Vorteile bei der digitalen Zeiterfassung:
- Erstellung von Zeiterfassungsberichten und deren einfache Weitergabe an alle relevanten Personen im Unternehmen.
- Speicherung aller Daten sicher und gleichzeitig jederzeit abrufbar in der Cloud.
- Ermöglicht es Ihnen, jederzeit und überall auf all Ihre Stundennachweise zuzugreifen.
- Ermöglicht es Ihnen, die Zugriffsrechte jederzeit anzupassen.
- Lässt sich nahtlos in andere Tools, die Sie bereits verwenden, integrieren.
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Kostenlose Stundennachweis-Vorlage zum Ausdrucken
Revamp Industries: Checkliste für die Arbeitszeiterfassung
Verwenden Sie diese allgemeine Checkliste mit den wichtigsten Informationen für das Ausfüllen eines Stundenzettels, inklusive der Gesamtzahl der regulären und Überstunden für den Zeitraum. In dieser Checkliste können Sie ebenso eine kurze Stellenbeschreibung hinzufügen und angeben, ob während des Abrechnungszeitraums Urlaubstage in Anspruch genommen wurden.
