Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit im Büro

Warum ist Sicherheit im Büro so wichtig?

„Jedes Jahr erleiden landesweit etwa 76.000 Arbeitnehmer Verletzungen, die zu einer dauerhaften körperlichen Beeinträchtigung führen. – Quelle: US Bureau of Labor Statistics

In einer perfekten Welt sollte jeder Büroangestellte (oder eigentlich jeder Angestellte) wieder gesund nach Hause kommen. Arbeitgeber müssen sich deshalb dazu verpflichten, angemessene Sicherheits- und Gesundheitsprotokolle aufrechtzuerhalten, um das langfristige Wohlergehen ihrer Mitarbeiter genauso wie das des Unternehmens zu gewährleisten. Die Missachtung von gesetzlichen Vorschriften für Büroarbeitsplätze setzt die Angestellten einem erhöhten Risiko von Verletzungen und Krankheiten aus. Etwas, was nicht nur deren Lebensgrundlage bedrohen kann, sondern auch die Art und Weise, wie sie in Zukunft leben.

Die Occupational Safety and Health Administration (OSHA ) sieht die Sicherheit im Büro als Verpflichtung der Arbeitgeber und verlangt demzufolge von diesen, dass sie für sichere Büroräume sorgen. Die Unternehmensleitung muss durch umfangreiche Arbeitsschutzbelehrung dafür sorgen, dass die Mitarbeiter über die zahlreichen Gefahren im Büro aufgeklärt werden, die vielen von diesen möglicherweise gar nicht einmal bewusst sind. Zu den Gefahren im Büroalltag gehören z. B. Lärm, schlechte Ergonomie, beschädigte elektrische Leitungen, nicht funktionierende Feuerlöscher und fehlende Notfallpläne. Zehntausende von Büroangestellten erlitten bereits Verletzungen oder arbeitsbedingte Gesundheitsprobleme, die leicht hätten vermieden werden können, wenn sie eine angemessene Sicherheitsunterweisung erhalten hätten.

Was sind die Vorteile von Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz im Büro?

Sichere und dem Wohlbefinden sowie der Gesundheit zuträgliche Büroräume sind sowohl für das Unternehmen als auch für die Arbeitnehmer von Vorteil, da sie Folgendes gewährleisten:

• Erhöhen die Produktivität der Mitarbeiter und verbessern dadurch die Produkt- und / oder Dienstleistungsqualität
  Unternehmen, die Ressourcen für die Sicherheit und Gesundheit ihrer Mitarbeiter bereitstellen, stellen sicher Fehlzeiten und Fluktuation am Arbeitsplatz zu verringern, was sich erheblich auf Produktivität und Unternehmensgewinn auswirkt. Zusätzlich wird in weiterer Folge auch die Produkt- und Dienstleistungsqualität verbessert, wenn die Mitarbeiter gesund und motiviert ihrer Arbeit nachgehen.
• Schützt den Ruf des Unternehmens
  In der heutigen Zeit kann jeder einfach eine Unternehmensbewertung auf Glassdoor oder Indeed veröffentlichen. Unabhängig davon, ob diese Bewertung auf Tatsachen beruht oder nur eine falsche Behauptung darstellt, kann sie den Ruf eines Unternehmens nachhaltig beschädigen und zukünftige Bewerber abschrecken.
  Um dies zu vermeiden, sollten Firmen ernsthaft und nachhaltig in die Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeiter investieren. Langfristig trägt dies dazu bei, dass diese eine positive Einstellung zum Unternehmen und seinen Anliegen entwickeln. Diese positive Mundpropaganda zieht in weiterer Folge nicht nur neue Mitarbeiter an, sondern erhöht ebenso die Bindung der bereits vorhandenen.
• Spart Geld, sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber
  Die Verletzung eines Arbeitnehmers, die zu bleibenden Schäden führt, kann leicht Hunderte von verlorenen Arbeitsstunden und hohe Unternehmensausgaben und Versicherungskosten bedeuten. Noch wichtiger ist, dass ein wichtiger Teil des Lebens der verletzten Person verloren geht, da er gezwungen ist, sich eine neue Lebensweise anzulernen.
  Mit einer gut umgesetzten Firmenpolitik für Sicherheit und Gesundheitsschutz im Büro können Sie dazu beitragen, Unfälle und Verletzungen von Mitarbeitern zu verhindern. Dadurch ersparen Sie nicht nur Ihrem Unternehmen, sondern auch dem betroffenen Mitarbeiter und seiner Familie, enorme finanzielle Auswirkungen.
• Fördert eine Kultur der konstanten Verbesserung
  Bei Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit im Büro geht es nicht nur um sicherheitsrelevante Vorfälle und die damit verbundenen Kosten – ein sicherheitsbewusstes Arbeitsumfeld ist ebenso ein Weg zur Förderung einer Kultur der stetigen Verbesserung. Ähnlich wie in einem Büro, das Kaizen-Prinzipien praktiziert, suchen die Mitarbeiter in solchen mit einer etablierten Sicherheitskultur am Arbeitsplatz aktiv nach Möglichkeiten ihren Arbeitsplatz jeden Tag etwas sicherer zu gestalten. 

Da Sie nun wissen, welche Vorteile die Umsetzung von Initiativen für Sicherheit und Gesundheitsschutz im Büro mit sich bringen, ist es in einem nächsten Schritt wichtig, die gesetzliche Vorschriften für Büroarbeitsplätze zu kennen. Sowie sich darüber hinaus mit den zuständigen Stellen und Behörden vertraut zu machen.

Welche Aufsichtsbehörden regeln Sicherheit und Gesundheitsschutz im Büro?

„Die Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz zu schaffen, der frei von ernsthaften anerkannten Gefahren ist.“ – OSHA 1970

Internationale und nationale Regulierungsbehörden wurden eingerichtet, um sicherzustellen, dass Strategien und Rechtsvorschriften für Sicherheit und Gesundheitsschutz im Büro entwickelt und ordnungsgemäß umgesetzt werden. Gemeinsam tragen diese Aufsichtsbehörden dazu bei, die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften in der Praxis und im Grundsatz zu überwachen.

Internationale Arbeitsorganisation (IAO)

Für die Überwachung der internationalen Arbeitsnormen ist die Internationale Arbeitsorganisation (IAO) zuständig, die Regierungen, Arbeitgeber und Arbeitnehmer ihrer 187 Mitgliedstaaten zusammenbringt,„um Arbeitsnormen festzulegen, Strategien zu entwickeln und Programme zur Förderung menschenwürdiger Arbeit für alle Frauen und Männer zu entwerfen“. Als Sonderorganisation der Vereinten Nationen hat sie den Auftrag, soziale Gerechtigkeit und international anerkannte Menschen- und Arbeitsrechte zu fördern.

Zwar gibt es international anerkannte Praktiken für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit im Büro, doch können die diesbezüglichen Gesetze und Vorschriften auf nationaler Ebene immer noch variieren, da jedes Land selbst für deren Durchsetzung zuständig ist.

Behörde für Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz (OSHA) | USA

Als Präsident Richard Nixon 1970 das Gesetz über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (Occupational Safety and Health Act, OSHAct) erließ, wurde die Occupational Safety and Health Administration (OSHA) gegründet. Die Behörde ist nicht nur dazu befugt Sicherheits- und Gesundheitsschutzstandards am Arbeitsplatz durchzusetzen, sondern ebenso staatliche genauso wie private Arbeitgeber in den 50 Bundesstaaten, dem District of Columbia und anderen Territorien zu regulieren.

Gesundheits- und Sicherheitsbehörde (HSE) | UK

Im Vereinigten Königreich ist die Health and Safety Executive (HSE ) die nationale Aufsichtsbehörde für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz. Sie setzt die lokalen Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften durch, z. B. das Gesetz über Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz (Health and Safety at Work Act, HSWA) von 1974 und die Verordnung über die Meldung von Verletzungen, Krankheiten und gefährlichen Vorkommnissen (RIDDOR) von 1995.

Das Commonwealth, die Bundesstaaten und Territorien | Australien

Safe Work Australia, eine 2009 gegründete Behörde, ist für die Entwicklung der nationalen Politik in den Bereichen Gesundheit, Sicherheit und Entschädigung in ganz Australien zuständig. Im Gegensatz zu den USA und dem Vereinigten Königreich liegt die Durchsetzung der Richtlinien jedoch nicht in der Verantwortung von Safe Work Australia, sondern wird vom Commonwealth, den Bundesstaaten und Territorien verwaltet. Die spezifischen Gesetze, Verordnungen und Verfahrensregeln für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz (Workplace Health and Safety, WHS) für die einzelnen australischen Bundesstaaten und Territorien finden Sie hier.

Sicherheit am Büroarbeitsplatz: Ein praktischer 7-Schritte-Leitfaden

Auch wenn Verletzungen im Büro nicht so schwerwiegend sind wie in Produktionsbetrieben oder auf Baustellen, so haben sie doch sowohl für den Arbeitnehmer als auch den Arbeitgeber gleichermaßen unangenehme Folgen. Sie sollten sich deshalb darüber im Klaren sein, dass es bei Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit im Büro nicht nur um die Durchsetzung von Richtlinien geht, sondern vielmehr um den Aufbau einer wirksamen und nachhaltigen Sicherheitskultur. Im Folgenden finden Sie 7 Möglichkeiten dazu, wie Sie eine langfristiges, aktives Sicherheitsdenken unter Ihren Büroangestellten entwickeln können.

1. Entwickeln Sie eine Strategie, die auf die Sicherheitskultur und nicht die Unternehmenspolitik ausgerichtet ist.

   Büroarbeitsplätze, die wirklich die Ursache für unsichere Arbeitsbedingungen beseitigen wollen, sollten sich darüber im Klaren sein, dass nicht nur „Gebote und Verbote“ und Sicherheitsbeschilderung zur Verbesserung der Sicherheit beitragen. Sondern genauso die von ihnen geschaffene Arbeitskultur. Die Führungskräfte müssen deshalb eine Strategie entwickeln, die den Mitarbeitern hilft, den wahren Wert von Sicherheit und Gesundheitsschutz im Büro zu verstehen. Nur auf diese Art und Weise können diese dazu motiviert werden, über die reine Einhaltung von Vorschriften hinauszugehen.

   Wenn die Mitarbeiter im Büro eigenständig auf Gefahren achten und diese melden, ihren Kollegen Feedback zu sicherem und riskantem Verhalten geben, sich freiwillig in Sicherheitsausschüssen engagieren und Verbesserungsvorschläge machen, sind dies Anzeichen für eine wirksame Sicherheitskultur.

2. Bestimmen Sie Sicherheitsbeauftragte (oder bilden diese aus) im Büro.

   Sicherheitsbeauftragte am Arbeitsplatz sind das Herz und die Seele einer starken Sicherheitskultur. Sie sind leidenschaftliche Mitarbeiter, die bereit sind, Initiative zu ergreifen und ihren Teamkollegen mit gutem Beispiel voranzugehen.

   Die Identifizierung und Entwicklung von Sicherheitsbeauftragten hilft dem Management dabei Enthusiasmus in der Belegschaft zu verbreiten. Durch sie werden andere Mitarbeiter besser in Diskussionen und Maßnahmen zu Sicherheit und Gesundheitsschutz im Büro einbezogen, da sie Ansprechpartner haben, die ihnen als Vorbilder dienen.

3. Nutzen Sie alle vorhandenen Kanäle, um Ihre Ziele klar zu kommunizieren.

   Nutzen Sie alle möglichen Formen, einschließlich E-Mails, Besprechungen und schwarze Bretter, um die Sicherheits- und Gesundheitsziele im Büro klar und leicht verständlich zu kommunizieren. Die oberste Führungsebene muss sich dabei sichtbar an der Kommunikation beteiligen (z. B. jede Maßnahme mit einer an das gesamte Unternehmen gerichteten Sicherheitsbotschaft, einem Kommentar oder einer Erklärung einleiten).

4. Durchführung der erforderlichen Arbeitsschutzbelehrungen für die Mitarbeiter.

   Sicherheitsunterweisungen sind ein wirksames Mittel, um den Mitarbeitern grundlegende Sicherheitskenntnisse zu vermitteln. Hierunter fallen beispielsweise die richtige Gefahrenerkennung, Risikobewertung und Meldung von Zwischenfällen. Sie bieten ebenso eine hervorragende Möglichkeit, um Rückmeldungen von den Arbeitnehmern zu erhalten und diese zur weiteren Verbesserung des Schulungsansatzes zu nutzen.

5. Nutzen Sie den Effekt der positiven Verstärkung.

   Setzen Sie positive Verstärkung ein, um gewünschte Verhaltensweisen für Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz im Büro zu fördern. Die Belohnung von Mitarbeitern, die Engagement und Initiative zeigen, motiviert ihre Kollegen es ihnen gleich zu tun und macht sie langfristig zu Vorbildern.

   Feiern Sie kleine und große Erfolge, die auf Verbesserungen und Sicherheitsaudits im Büro beruhen: Teilen Sie die Ergebnisse öffentlich mit und lassen Sie den Verantwortlichen Anerkennung zukommen. Diese Strategie stellt sicher, dass die Zahl der Zwischenfälle im Büro aus den richtigen Gründen reduziert wird. Denn Sie ermutigt die Mitarbeiter, sich nicht nur blind an die vorgegebenen Sicherheitsvorschriften zu halten, sondern proaktive eigene Schritte zu setzen, die über diese hinausgehen.

6. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, immer ihre Meinung zu sagen.

   Manager und Vorgesetzte sollten ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, neue Ideen zur Verbesserung der Arbeitssicherheit im Büro einzubringen. Unternehmen sollten sich nicht mit jahrzehntealten Richtlinien zufrieden geben, die heute vielleicht nicht mehr so relevant sind wie früher. Wenn die Sicherheitsmaßnahmen veraltet oder gar obsolet sind, werden die Mitarbeiter sie einfach umgehen und dabei unbeabsichtigt das Risiko für Zwischenfälle erhöhen.

7. Sicherstellung der rechtzeitigen Nachfolge von Sicherheitsbeauftragten.

   Das Ausscheiden von erfahrenen Führungskräften und Sicherheitsbeauftragten ist unvermeidlich. Um diesen Verlust aufzufangen, ist es wichtig, deren Nachfolge sorgfältig zu planen. Dies trägt dazu bei, die Kompetenz- und Wissenslücke zwischen den erfahrenen Mitarbeitern und den jüngeren zu schließen.

   Büroleiter spielen eine entscheidende Rolle bei der Schaffung der Grundlage für eine nachhaltige Sicherheitskultur am Arbeitsplatz. Das Management sollte dafür sorgen, dass regelmäßig Diskussionen über die Arbeitsweisen geführt werden, damit sich diese mit nützlichen Erkenntnissen der Mitarbeiter weiterentwickeln. Nur so werden die gesetzten Maßnahmen zum Arbeitsschutz auch Bestand haben.

Wie Sie Gefahren im Büroalltag identifizieren

Risikobewertungen sind ein wirksames Mittel, um die Sicherheits- und Gesundheitsrisiken in einer Büroumgebung zu evaluieren. Der Prozess beginnt mit der Identifizierung von Gefahrenquellen, d. h. der Ermittlung von Objekten, Situationen oder Tätigkeiten, die den Mitarbeitern potentiell Schaden zufügen können.

Um Gefahren zu erkennen, können die Arbeitnehmer verschiedene Methoden anwenden. Beispielsweise umfassende Sicherheitsbegehungen, die Prüfung historischer Daten oder eine allgemeine Gefährdungsbeurteilung. Um sie jedoch richtig einschätzen zu können, ist es zuerst einmal wichtig, die verschiedenen Arten von Gefahren, die am Arbeitsplatz auftreten können zu kennen und zu verstejen.

Um eine solche richtig durchzuführen, ist es deshalb zuerst einmal wichtig, dass die Mitarbeiter die Grundlagen der Gefahrenermittlung am Arbeitsplatz verstehen. Eine ordnungsgemäße Sicherheitsunterweisung für das Büro kann somit den Unterschied zwischen einem gesunden und einem verletzten Mitarbeiter ausmachen.

Physikalische Gefahren für die Sicherheit im Büro

Physikalische Gefahren sind Faktoren, die nicht immer augenscheinlich sind, jedoch die Sicherheit und Gesundheit von Büroangestellten gefährden können. Die häufigsten diesbezüglichen Gefährdungen im Büro sind Temperatur, Luftqualität, Belüftung, Lärm sowie Ausrutschen, Stolpern und Stürze. Im Folgenden werden die mit diesen Gefahren verbundenen Risiken sowie Möglichkeiten zu deren Verringerung beschrieben:

1. Temperatur
   

   

   Temperaturen, bei denen sich die Mitarbeiter unwohl fühlen, können zu geringer Produktivität und Arbeitsmoral führen. Eine Umfrage im Vereinigten Königreich aus dem Jahr 2018 ergab, dass 26,1 % der befragten Arbeitnehmer sich krank gemeldet hatten, weil es im Büro zu kalt gewesen war. Es liegt in der Verantwortung der Arbeitgeber dieses Gesundheitsrisiko im Büro in den Griff zu bekommen und dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter ein angenehmes Arbeitsumfeld vorfinden.

   Wie Sie die richtige Temperatur für ihre Büroräume ermitteln:

   • Befragung der Mitarbeiter zu der von ihnen als angenehm empfundenen Temperatur in ihren jeweiligen Arbeitsbereichen.
   • Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, im Büro angemessene Kleidung zu tragen – insbesondere im Sommer und Winter.
   • Prüfen Sie regelmäßig, ob Klima- und Heizungsanlagen ordnungsgemäß funktionieren. Falls dies nicht der Fall sein sollte, dann warten Sie sie entsprechend.
   • Steuern Sie die direkte Sonneneinstrahlung mit Jalousien und Vorhängen.
   • Beachten Sie die Richtlinien zur Temperaturkontrolle am Arbeitsplatz in Ihrem Land. Hier finden Sie zum Beispiel die Verordnungen für das Vereinigte Königreich, Australien und die USA.
   • Optimieren Sie den Temperaturgradienten entsprechend der Raumaufteilung.

2. Luftqualität in Innenräumen und deren Belüftung

   

   In den USA verbringen 90 % der Menschen den größten Teil des Tages in Innenräumen – und viele davon in einem Büroarbeitsplatz. Innenräume weisen in der Regel höhere Schadstoffwerte auf als Außenbereiche. Umso wichtiger ist es deshalb, der Luftqualität in diesen sowie der Belüftung einen höheren Stellenwert einzuräumen. Schlechte Raumluft kann zu Müdigkeit, berufsbedingtem Asthma, Allergien und anderen Atemwegserkrankungen führen. Zu den Bedingungen, welche die Luftqualität verschlechtern, zählen die Überbelegung von Büroräumen, eingeschränkte Luftströme, mangelnde Reinigung und unzureichende Belüftung.

   Wie Sie die Luftqualität im Büro kontrollieren:

   • Regelmäßige Überprüfung der anerkannten Grenzwerte für die Luftverschmutzung.
   • Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Wartung, Reinigung und Filterung des Belüftungs-, Heizungs- und Klimatisierungssystems.
   • Planen Sie die regelmäßige Reinigung des Büros.
   • Halten Sie sich an die Richtlinien für das Rauchen in Gebäuden.
   • Wenn es eine Büroküche gibt, erinnern Sie die Mitarbeiter daran, Lebensmittel richtig zu lagern und wegzuwerfen, bevor diese verderben.

3. Lärm
   

    

   
   Das US Center of Disease Control and Prevention (CDC) schätzt, dass jedes Jahr über 20 Millionen Arbeitnehmer bei der Arbeit potenziell schädlichem Lärm ausgesetzt sind. Unangenehme Geräusche – egal, ob in einem hohen oder niedrigen Frequenzbereich – können den Stresspegel erhöhen, die Konzentration beeinträchtigen und Gehörschäden verursachen.

   Wie Sie die Risiken von Lärmbelästigung im Büro in den Griff bekommen:

   • Falls möglich, sollten Sie bereits in der Entwurfsphase des Bürogebäudes technische Maßnahmen ergreifen, um die spätere Geräuschkulisse auf ein akzeptables Mindestmaß zu reduzieren.
   • Halten Sie sich an die zulässigen Grenzwerte für den Schallpegel, die in den jeweiligen Arbeitsschutzgesetzen Ihres Landes festgelegt sind (hier finden Sie die entsprechenden Vorgaben für Großbritannien, Australien und die USA).
   • Identifizieren Sie die Quellen und Pegel des freigesetzten Schalls. Nach der Identifizierung von diesen sollten Sie der Kontrolle der höchsten Schallpegel Priorität einräumen.
   • Stellen Sie eine Barriere zwischen der Lärmquelle und dem Mitarbeiter auf (z. B. Schallschutzwände oder Vorhänge).
   • Regelmäßige Wartung von Maschinen und Geräten. Erwägen Sie den Einbau von Schalldämpfern, Schwingungsisolatoren oder Rohrschalldämpfern.

4. Ausrutschen, Stolpern und Stürze

   

   Hier ist es zuerst einmal wichtig zwischen diesen drei recht ähnlichen Gefahren zu unterscheiden. Ein Ausrutschen liegt vor, wenn der Fuß einer Person die Bodenhaftung verliert. Stolpern beschreibt, wenn eine Person unerwartet mit dem Fuß an einem Gegenstand oder einer Oberfläche hängen bleibt. Und ein Sturz kann zuerst einmal sowohl die Folge eines Ausrutschens als auch Stolperns sein, tritt aber zumeist aus geringer Höhe in eine Öffnung im Boden oder einen Graben auf.

   In Australien waren Ausrutschen, Stolpern und Stürze im Zeitraum von 2003 – 2015 für 386 Todesfälle am Arbeitsplatz verantwortlich (Quelle: SafeWork Australien). In den USA hingegen starben allein im Jahr 2014 798 Arbeitnehmer durch Stürze (Quelle: National Safety Council).

   Wie Sie das Risiko von Ausrutsch-, Stolper- und Sturzgefahren im Büro reduzieren:

   • Beseitigen Sie Gefahren bereits in der Planungsphase der Büroräume. Z. B. durch die Beseitigung von Bodenunebenheiten und die Installation zusätzlicher Steckdosen, um lange Kabelwege zu vermeiden.
   • Halten Sie Gehwege und Flure frei von Abfällen, Unordnung und Hindernissen.
   • Überlegen Sie, rutschhemmende Matten zu verlegen und abgenutzte Bodenplatten auszutauschen.
   • Halten Sie die Mitarbeiter dazu an, jederzeit Ordnung und Sauberkeit aufrechtzuerhalten. Z. B., indem Sie verschüttete Flüssigkeiten sofort aufwischen.
   • Stellen Sie Warnschilder für den Fall von rutschigen Böden auf, um Zwischenfälle zu vermeiden.
   • Reparieren Sie sofort undichte Stellen an Anlagen und Leitungen.

Biologische Gefährdungen am Büroarbeitsplatz

Biologische Gefahren sind organische Substanzen, welche die Gesundheit der Mitarbeiter gefährden können. Zu den biologischen Gefahren gehört die Exposition gegenüber:

• Schimmel,
• Pilzsporen,
• krankheitserregenden Mikroorganismen,
• menschlichen Ausscheidungen,
• Blut und anderen Körperflüssigkeiten,
• Arzneimitteln/zytotoxischen Substanzen.

„Es wird geschätzt, dass jedes Jahr etwa 320.000 Arbeitnehmer an übertragbaren Krankheiten sterben, die durch arbeitsbedingte Exposition gegenüber biologischen Gefahren verursacht wurden.“ – Driscoll et al. 2005; OSHA 2007

Vielleicht mögen Sie nun denken, dass biologische Gefahren auf Arbeitsplätze wie Labors oder die Pharmaindustrie beschränkt sind, sie können jedoch auch in scheinbar komfortablen Büros auftreten. Der Umgang mit diesen ist dabei von entscheidender Bedeutung, da sie schnell außer Kontrolle geraten können.

Risikomanagement bei biologischen Gefährdungen im Büro:

• Ordnungsgemäße Entsorgung von Substanzen und Gegenständen, die ein biologisches Risiko darstellen.
• Planen Sie regelmäßig Termine zur Schädlingsbekämpfung.
• Kontrollieren Sie ebenso regelmäßig die Belüftung (sowie vor allem Klimaanlagen) und deren Filter.
• Stellen Sie geeignete Atemschutzgeräte zur Verfügung, insbesondere im Falle des Risikos des Auskommens von gefährlichen Substanzen und Gasen.
• Durchführung von Sensibilisierungskampagnen über die verschiedenen Arten von biologischen Gefahren am Arbeitsplatz.

Was sind häufige Brandquellen im Büro?

Der Brandschutz ist in jedem Büro von größter Bedeutung. Ein Brand in einem solchen kann nicht nur für die Mitarbeiter, sondern für das Unternehmen und die Umgebung von diesem verheerend sein. Führt er doch in der Regel zu Verletzungen und sogar zu Todesfällen – ganz zu schweigen von kostspieligen Sachschäden. Für 2017 meldete die US-amerikanische National Fire Protection Agency (NFPA) beispielsweise rund 18.000 Brände in Geschäften und Büros – mit teilweise verherrenden Folgen.

• Bürobrandgefahr Nr. 1: Rauchen
  Zigarettenstummel, die nicht vollständig ausgedrückt oder in der Nähe von brennbaren Materialien weggeworfen wurden, können einen Brand verursachen, insbesondere unter den passenden Bedingungen (trockenes Wetter und leichter Wind).
• Bürobrandgefahr Nr. 2: Überhitzte Küchengeräte
  In vielen Büros gibt es heutzutage Kochgelegenheiten – sei es ein Ofen, ein Herd oder eine Mikrowelle. Falls Sie ein Gerät unbeaufsichtigt eingeschaltet lassen und/oder es unsachgemäß verwenden, kann dies ebenso zu einem Brand führen.
• Brandgefahr im Büro Nr. 3: Überlastung von Steckdosen
  Das Einstecken von zu vielen Geräten in eine Steckdose und die unsachgemäße Verwendung von Verlängerungskabeln kann dazu führen, dass diese überhitzen und in Flammen aufgehen. Es sollte jederzeit darauf geachtet werden, dass der Stromfluss gleichmäßig verteilt ist und nicht zu viele Geräte gleichzeitig angeschlossen sind.
• Bürobrandgefahr Nr. 4: Blockierte Gänge und Feuerleitern
  Es ist wichtig, dass alle Büroflure sowie Gänge frei gehalten werden und der Zugang zu Feuerleitern nicht eingeschränkt wird, da Blockaden die Evakuierung eines Gebäudes verzögern könnten. Möbel und andere Gegenstände dürfen nicht in der Nähe oder vor den Brandschutztüren aufgestellt werden, da diese jederzeit zugänglich sein müssen.
• Bürobrandgefahr Nr. 5: Fehlen eines Notfallplans
  In den Brandschutzplänen ist festgelegt, wie im Notfall sicher evakuiert werden kann, wo man sich nach der Evakuierung versammelt und wer bestimmte kritische Funktionen übernimmt. Im Falle eines Brandes ist ein klarer Notfallplan unerlässlich, um eine Panik zu vermeiden, die schwerwiegende Folgen haben könnte.

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Was sind häufige elektrische Gefahren im Büro?

In allen Büros werden heute Geräte eingesetzt, die mit Strom betrieben werden: Fotokopierer, Laptops, Wasserkocher und Stromschalter. Diese können bei Kontakt mit Feuchtigkeit oder aufgrund eines Defekts Stromschläge verteilen oder gar in Brand geraten. Im Falle eines solchen Zwischenfalls sind Büroangestellte, die nicht ausreichend in elektrischer Sicherheit geschult sind, einem höheren Risiko ausgesetzt.

Sicherheitstipps für elektrische Gefährdungen im Büro

• Vergewissern Sie sich, dass alle elektrischen Geräte eine offizielle Zertifizierung besitzen. Und lesen Sie vor der Inbetriebnahme sorgfältig alle Herstelleranweisungen durch.
• Fördern Sie die Verwendung von Checklisten für regelmäßige Inspektionen, die alle notwendigen Punkte für eine effektive Überprüfung der elektrischen Sicherheit enthalten.
• Prüfen Sie mindestens einmal im Monat alle Kabel gründlich auf Risse, Schnitte oder Abschürfungen.
• Führen Sie regelmäßig Brandrisikobewertungen durch, um Bereiche zu ermitteln, die durch schlechte Verkabelung und fehlerhafte Stromkreise gefährdet sind.
• Ziehen Sie die Stecker aus der Steckdose, wenn Sie ein Geräte nicht benutzen, um Energie zu sparen und die Gefahr von Stromschlägen und Bränden zu minimieren.
• Vermeiden Sie eine Überlastung von Steckdosen mit zu vielen Geräten. Stecken Sie nie mehr als ein Gerät mit hoher Wattzahl gleichzeitig an.
• Platzieren Sie Steckdosen und Kabelleisten an Orten mit guter Luftzirkulation, um die Wärme abzuleiten.
• Binden Sie elektrische Kabel nicht ab, knicken Sie sie nicht und machen Sie auch keine Knoten in diese.
• Verlegen Sie Elektrokabel niemals in stark frequentierten Bereichen, unter Teppichen oder durch Türöffnungen.
• Falls Ihr Bildschirm flackert, verblasst oder Sie Brandgeruch wahrnehmen, schalten Sie den Computer ab und wenden Sie sich sofort an den Haustechniker.
• Ziehen Sie in Erwägung, einen zugelassenen Elektriker mit der Installation zusätzlicher Steckdosen zu beauftragen, anstatt sich mit Verlängerungskabeln und Steckerleisten zu behelfen.

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Arbeitsschutz: Ergonomie am Arbeitsplatz

„Körperliche Beeinträchtigungen und Verletzungen aufgrund unergonomischer Büroausstattung sind für mehr als 30 % der Krankenstandsstage verantwortlich. Diese erfordern zusätzlich in der Regel auch eine längere Abwesenheit von der Arbeit (im Durchschnitt 11 Tage) als bei anderen Arten von Verletzungen oder Erkrankungen am Arbeitsplatz“ – Quelle:US Bureau of Labor Statistics (BLS), 2013

Büroangestellte verbringen viele Stunden am Tag sitzend an einem Schreibtisch, was zu Zerrungen und anderen körperlichen Beeinträchtigungn aufgrund von unergonomischer Büroausstattunge führt. Ergonomische Gefahren am Arbeitsplatz sind in der Regel am schwierigsten zu erkennen, da die Arbeitnehmer die Auswirkungen von Erkrankungen von Muskeln und des Skeletts nicht immer sofort spüren. Diese machten jedoch laut dem Bureau of Labor Statistics (BLS) im Jahr 2013 33 % aller Fälle von Verletzungen und Krankheiten bei Arbeitnehmern aus. Die häufigsten unter diesen sind Muskelzerrungen, Verletzungen der Rotatorenmanschette, das Karpaltunnelsyndrom (CTS) und Sehnenentzündungen. Auf lange Sicht können dadurch Arbeitsausfälle und Versicherungskosten in Millionenhöhe anfallen.

Zu den Problemen mit der Ergonomie am Arbeitsplatz zählen:

• Schlechte Körperhaltung.
• Häufiges Heben von Gegenständen mit unpassender Körperhaltung.
• Nicht auf die Körpergröße angepasste Büroeinrichtung, wie Stühle und Tische.
• Übermäßige oder anhaltende Exposition gegenüber Vibrationen und Schwingungen.

Wie Sie die Ergonomie im Büro verbessern:

• Führen Sie ergonomische Bewertungen durch, um sicherzustellen, dass die Arbeitsumgebung für Komfort und Produktivität optimiert ist.
• Wählen Sie schon in der Planungsphase sorgfältig die (Materialien für die) Inneneinrichtung, die Beleuchtung sowie deren Design aus. Stellen Sie sicher, dass die Arbeitsplätze so gestaltet sind, dass sie eine neutrale ergonomische Haltung ermöglichen.
• Beachten Sie die 10 ergonomischen Grundsätze.
• Stellen Sie sicher, dass die Arbeitnehmer über die richtige Ausrüstung und die richtigen Werkzeuge verfügen, um ihre Arbeit bequem ausführen zu können.
• Ermutigung zur frühzeitigen Meldung von Symptomen und Auswirkungen von schlechter Ergonomie am Arbeitsplatz.
• Bewertung des Fortschritts der festgelegten Korrekturmaßnahmen für ergonomische Prozesse, um deren langfristigen Erfolg sicherzustellen.
• Entwickeln Sie Fitnessprogramme für das Büro zur Vorbeugung von Muskel- und Skeletterkrankungen.

Ordnung und Sauberkeit im Büro

Es ist ein systematischer Prozess notwendig, um Büroräume konstant sauber und ordentlich zu halten. Ein effektiver Reinigungsplan ist ein grundlegendes Element von einem solchen, da er einen sauberen und organisierten Arbeitsplatz fördert, was Ihrem Unternehmen die folgenden Vorteile bringt.

• Hilft dabei, Dinge leichter zu finden.
• Bemerken Sie Gegenstände, die nicht mehr gebraucht werden und entsorgen Sie diese.
• Geringeres Brandrisiko.
• Weniger Unfälle mit Sach- oder Personenschäden.
• Bessere Raumausnutzung.
• Eine saubere Raumluft.
• Höhere Arbeitsmoral.

Wie lauten die Mindestanforderungen der OSHA für Sauberkeit und Ordnung in Büroräumen?

• Einführung und Aufrechterhaltung eines professionellen Reinigungsplans.
• Beseitigen Sie Schnee, Eis und Flüssigkeiten auf Gängenn und in Arbeitsbereichen umgehend, um Unfälle durch Ausrutschen und Stürze zu vermeiden. Ist eine umgehende Entfernung nicht möglich, muss der Zugang zu diesen Bereichen eingeschränkt und ein alternativer Weg eingerichtet werden – oder zumindest rutschfestes Schuhwerk zur Verfügung gestellt.
• Stellen Sie sicher, dass alle Notausgänge (einschließlich Leitern, Treppen, Gerüste und Gänge), Feuermelder, Feuerlöschgeräte und Notrufsäulen leicht und offen zugänglich sind.
• Sorgen Sie dafür, dass die Gehwege jederzeit einen ungehinderten Durchgang bieten und weiters
  • a) frei von Verunreinigungen,
  • b) frei von Werkzeugen, Materialien, Ausrüstung und anderen Gegenständen sowie
  • c) frei von Stolperfallen, die durch unsachgemäße Lagerung oder Platzierung von Schläuchen und Stromkabeln entstehen, sind.
• Sperren Sie jeden Teil eines Gehweges oder Laufgangs ab, in welchem gearbeitet wird.
• Vergewissern Sie sich außerdem, dass die Flächen frei von Werkzeugen, Materialien und Ausrüstungen sind, die für die laufenden Arbeiten nicht erforderlich sind. Alle Rückstände, einschließlich flüssiger und fester Abfälle, müssen am Ende der Arbeit oder der Arbeitsschicht beseitigt werden – je nachdem, was davon zuerst eintritt.
• Halten Sie die Flächen nach Möglichkeit trocken. Wird ein nasses Verfahren angewandt, muss nicht nur für eine Entwässerung gesorgt werden, es müssen ebenso trockene Standplätze zur Verfügung gestellt werden. Falls dies nicht möglich sein sollte, dann müssen die Arbeitnehmer zumindest mit passender persönlicher Schutzausrüstung / PSA (Fußschutz) ausgestattet werden.

Büro: Notfallvorsorge und -management

Die Maßnahmen, die in den ersten Minuten eines Notfalls ergriffen werden, sind entscheidend. Eine sofortige Warnung an die Mitarbeiter zu evakuieren, einen Schutzraum aufzusuchen oder eine Abriegelung einzuleiten, kann Leben retten. Ein Notruf an die öffentlichen Einsatzdienste, der vollständige und genaue Informationen enthält, hilft dabei, dass die richtigen Einsatzkräfte und Geräte geschickt werden. Deshalb kann ein in Erster Hilfe oder Wiederbelebungsmaßnahmen ausgebildeter Mitarbeiter lebensrettend sein. Maßnahmen von Mitarbeitern mit Kenntnissen über Gebäude- und Prozesssysteme können ebenfalls dazu beitragen, ein Leck unter Kontrolle zu bringen und den Schaden für die Anlage, die Umwelt und die Menschen in der unmittelbaren Umgebung zu minimieren.

5 Dinge, die Sie für einen eventuellen Notfall im Büro beachten müssen

1. In Notfällen muss der Arbeitgeber sicherstellen:
   • Bereitstellung von und Zugang zu Erste-Hilfe-Ausrüstung und -Einrichtungen.
   • Dass eine ausreichende Anzahl von Personen in Erster Hilfe geschult wurde.
2. Die Anforderungen an die Erste Hilfe können von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz variieren. Und zwar aufgrund von:
   • Der Art der Arbeit.
   • Den Arten der potentiellen Gefahren.
   • Größe der Büroräume und Anzahl der Mitarbeiter.
3. Diese folgenden Notrufnummern müssen an verschiedenen Stellen gut sichtbar ausgehängt werden:
   • Feuerwehr und Rettungsdienst,
   • Arzt und Krankenwagen,
   • Informationszentrum für Vergiftungen.
4. Ihr Büro-Notfallplan muss auch Notfallverfahren vorsehen, die Folgendes umfassen:
   • Ordnungsgemäße Evakuierungsverfahren.
   • Schnellstmögliche Benachrichtigung von Einsatzkräften.
   • Medizinische Notfallbehandlung und -hilfe.
   • Effiziente Kommunikation, um die Notfallmaßnahmen zu koordinieren.
   • Regelmäßige Tests der Notfallverfahren.
   • Information, Schulung und Unterweisung aller Arbeitnehmer.
5. Außerdem ist es wichtig, dass alle Arbeitnehmer mit den Notfallverfahren und -informationen für den Arbeitsplatz vertraut sind, wie z. B:
   • An wen Sie sich im Notfall wenden müssen.
   • Telefonnummern für Notfälle.
   • Evakuierungsverfahren und die vorgesehenen Treffpunkte.
   • Die Art der Feuerlöschers, die für verschiedene Brände zu verwenden sind.

Verwaltung von Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit im Büro mit SafetyCulture (vormals iAuditor)

Die Schaffung einer proaktiven Sicherheitskultur im Büro ist eine Verantwortung, die sowohl von Arbeitgebern als auch von Arbeitnehmern getragen werden muss. Die Unternehmensleitung muss dabei sicherstellen, dass sie die Vorschriften für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz einhält und so ein sicheres Arbeitsumfeld schafft. Während die Mitarbeiter auf potentielle Gefahren im Büro achten müssen, um diese entweder selbst zu beseitigen oder an ihre Vorgesetzten zu melden. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihr Büro zu einem Ort wird, an dem Sicherheit und Gesundheit höchste Priorität haben. Um Sie bei diesem Prozess optimal zu utnerstützen haben wir SafetyCulture (iAuditor) entwickelt – eine moderne Software-Lösung für Inspektionen und Audits am Arbeitsplatz.

Führen Sie gute Aufzeichnungen mit SafetyCulture (iAuditor), um in der Lage zu sein:

• Erstellen Sie in wenigen Minuten mobil einsetzbare Sicherheits-Checklisten für Ihr Büro.
• Einfache Durchführung von Inspektionen mit jeglichem Mobilgerät.
• Planen Sie regelmäßige Inspektionen: Täglich, wöchentlich oder monatlich.
• Erstellen Sie automatisch umfassende Berichte, die anschließend sicher und jederzeit abrufbar in der Cloud gespeichert werden.
• Zusätzliche einfache Weitergabe von Berichten mit nur einem Fingertipp.
• Aufnehmen und Anhängen von Fotos, um die Berichte zu visualisieren.
• Zuweisung von Korrekturmaßnahmen und Verfolgung der Durchführung von diesen mit Echtzeit-Analysen.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir Ihnen im Folgenden bereits einige Vorlagen und Checklisten für Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz im Büro zusammengestellt.

Kostenlose Checklisten und Vorlagen zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz im Büro