Kanban-Methode: Schritt für Schritt zu effizienter Teamarbeit.

Die Kanban-Methode wurde von David J. Anderson, einem Pionier auf dem Gebiet des Lean, als Methode für den schrittweisen, entwicklungsorientierten Prozess- und Systemwandel für wissensbasierte Organisationen entwickelt.

Wann eignet sich Kanban?

Kanban vermittelt den Teammitgliedern ein klares Bild davon, was wann zu erledigen ist. Wenn alle Beteiligten auf einer Wellenlänge sind, verringert sich das Risiko von Fehlern und doppeltem Aufwand. Darüber hinaus hilft Kanban Teams dabei, Schwachstellen in ihren Arbeitsabläufen zu erkennen und Maßnahmen zur Verbesserung der Effizienz zu ergreifen. Als Werkzeug zur Prozessvisualisierung ist seine Beliebtheit nicht überraschend. Infolgedessen hat sich Kanban in den letzten Jahren zu einer der beliebtesten Methoden des Projektmanagements entwickelt.

Geschichte von Kanban

Sie begann als unterstützendes Planungsinstrument für die Lean Production, die ihren Ursprung im Toyota Produktionssystem (TPS) hat. Toyota begann in den späten 1940er Jahren mit der „Just-in-Time-Produktion“. Diese Technik ist durch einen Pull-Mechanismus gekennzeichnet. Im Gegensatz zur Push-Produktion, bei der Produkte und Dienstleistungen hergestellt, auf den Markt gebracht und dann beworben werden, treibt hier die echte Nachfrage der Verbraucher die Produktion voran.

Diese besondere Produktionsmethode legte den Grundstein für die schlanke Produktion, auch bekannt als Lean. Ihr Hauptziel ist es, Verschwendung zu minimieren und gleichzeitig die Effizienz zu steigern. Oder anders ausgedrückt mehr Wert für den Kunden zu schaffen ohne die Kosten zu erhöhen.

Scrum vs. Kanban: Was ist der Unterschied?

Obwohl beides Rahmenwerke für die Erhöhung der Effizienz am Arbeitsplatz sind, besteht der wichtigste Unterschied zwischen den beiden Methoden darin, dass das Kanban-Prinzip der kontinuierlichen Lieferung Werte freigibt, sobald sie fertiggestellt sind. Scrum dahingegen organisiert die Aufgaben in Sprints. Kanban ist außerdem individueller als Scrum, das sich auf vorgegebene Normen stützt. Ein entscheidender Unterschied zwischen den beiden Ansätzen besteht des Weiteren in ihren grundlegenden Glaubenssätzen und ihrer Geisteshaltung. Welches der beiden Systeme Sie am Ende verwenden, hängt jedoch im Wesentlichen von Ihren Arbeitsprozessen ab. 

Die wichtigsten Begriffe

Allgemein gesagt ist Kanban eine Arbeitsmethode, die zur Optimierung des Wertschöpfungsflusses von der Idee bis zum Kunden beiträgt. Obwohl die Methode sehr einfach erscheint, ist sie weit mehr als nur eine visuelle Darstellung Ihrer Arbeitsabläufe. Um den größtmöglichen Nutzen aus dem System zu ziehen, müssen Sie genau auf die Details achten und sich mit den grundlegenden Kanban-Begriffen und -Termini vertraut machen.

Hier sind die wichtigsten Ausdrücke die Sie dabei kennen sollten.

• Kanbantafel: Eine Kanban-Tafel ist eines der wesentlichen Elemente der Kanban-Methode und dient zur visuellen Darstellung aller Arbeitsaufgaben. Sie sollte drei Spalten beinhalten: Beantragt, In Bearbeitung und Erledigt. Diese repräsentieren die einzelnen Prozessphasen.
• Kanbankarte: Kanban-Karten verfolgen die einzelnen Arbeitsaufgaben auf ihrem Weg durch eine Kanban-Tafel. Sie enthalten wichtige Informationen zu den Aufgaben, wie z. B. eine Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum, den Arbeitsumfang und die Zuständigkeiten.
• Spalten (Columns): Sie unterteilen die Kanban-Tafel vertikal, wobei jede Spalte einem anderen Schritt im Prozess entspricht. Auf jeder Kanban-Tafel gibt es drei Standardspalten: Beantragt, In Bearbeitung und Erledigt. Diese drei Phasen können je nach Komplexität eines Arbeitsprozesses noch in Unterspalten / -aufgaben unterteilt werden.
• Swimlanes: Horizontale Linien, welche die Kanban-Tafel wie in einem Schwimmbecken in Bahnen unterteilen. Mit ihrer Hilfe können Teams die verschiedenen Arbeitsbereiche auf einer Tafel visuell trennen und ähnliche Aktivitäten zusammenfassen.
• Zykluszeit (Cycle-Time): Die Zykluszeit beginnt, wenn eine Tätigkeit in die Phase „In Bearbeitung“ eintritt und ein Teammitglied beginnt daran zu arbeiten.
• Durchlaufzeit (Lead-Time: Misst die Zeitspanne, die eine Aufgabe bis zur Fertigstellung benötigt (unabhängig davon, ob jemand daran arbeitet oder nicht) bis zu dem Tag, an dem sie das System verlässt.
• Durchsatz (Throughput): Die Anzahl der Aufgaben, die ein System oder einen Prozess innerhalb eines bestimmten Zeitraums durchlaufen (abgeschlossen) haben. Der Durchsatz ist eine wichtige Kennzahl, die Aufschluss über die Produktivität Ihres Teams in einem bestimmten Zeitraum gibt.
• Laufende Arbeiten (Work in Progress / WIP): Die Menge an Arbeit, die Sie bisher erledigt, aber noch nicht abgeschlossen, haben.
• WIP-Limits: Die Begrenzung der in Arbeit befindlichen Aufgaben verhindert Überlastung und Kontextwechsel, indem sie die Anzahl der gleichzeitig laufenden Tätigkeiten festlegt.
• Leistungsgruppen (Classes of Service): Richtlinien, mit denen agile Teams Prioritäten für Arbeitselemente und Projekte festlegen.
• Kanban-Kadenzen (Kanban Cadences): Diese regelmäßigen Besprechungen garantieren einen fortlaufenden Prozess der Weiterentwicklung sowie die zweckmäßige Leistungserbringung.
• Kanban-Software: Ein digitales System, das die Anwendung von Kanban-Prinzipien und -Methoden auf  Teams und Organisationen verschiedenster Größenordnungen ermöglicht.

Die 6 Kanban-Methoden

Die sechs Methoden sind auf zwei Kanban-Prinzipien verteilt:

Grundsätze des Change-Management (Veränderungsmanagement)

Bei diesem geht es darum, bestehende Prozesse kontinuierlich zu verbessern, indem fortlaufend Anpassungen in diesen vorgenommen werden. In diesem Abschnitt werden wir uns die Grundsätze des Kanban-Veränderungsmanagements genauer ansehen.

Methode 1: Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie gerade tun

Kanban ermöglicht es Ihnen, die Methode neben etablierten Arbeitsabläufen, Systemen und Prozessen einzusetzen, ohne das Bestehende zu gefährden. Der Ansatz erkennt an, dass bestehende Verfahren, Rollen, Verpflichtungen sowie Ansprüche wertvoll und grundsätzlich erhaltenswert sind. Allerdings wird er Sie auf Probleme hinweisen, die angegangen werden müssen. Sowie bei der Bewertung und Planung von Änderungen helfen, um sicherzustellen, dass diese so wenig invasiv wie möglich sind.

Methode 2: Arbeiten Sie auf kleine, schrittweise Veränderungen hin

Das Ziel des Kanban-Ansatzes ist es, den Widerstand gegen Veränderungen zu minimieren. Er nutzt deshalb Mechanismen der Zusammenarbeit und des konstanten Feedbacks, um kleine jedoch fortlaufende Änderungen an bestehenden Prozessen zu fördern. Denn auf tiefgreifende und abrupte Veränderungen reagiert der Mensch (und damit auch der Mitarbeiter) in der Regel mit Angst und Unsicherheit.

Methode 3: Ermutigung zu Führungsmaßnahmen auf allen Ebenen

Alle Ebenen der Personalführung werden durch die täglichen Erkenntnisse und Tätigkeiten der Mitarbeiter geprägt und weiterentwickelt. Jede gemeinschaftliche Feststellung fördert eine Mentalität der kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen), die Teams und Abteilungen bis hin zu kompletten Unternehmen dabei unterstützt ihr maximales Potenzial auszuschöpfen.

Grundsätze der Leistungserbringung

Kanban fördert eine serviceorientierte Denkweise. Es setzt voraus, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden genau kennen und ein Netzwerk von Diensten entwickeln, in dem sich die Mitarbeiter selbst um ihre Aufgaben herum organisieren.

Methode 4: Konzentration auf die Bedürfnisse und Wünsche des Kunden

Der Verbrauchernutzen sollte im Mittelpunkt eines jeden Unternehmens stehen. Die oberste Priorität sollte es sein, die Anforderungen und Erwartungen der Kunden zu verstehen, um qualitativ hochwertige Leistungen zu einem angemessenen Preis zu erbringen.

Methode 5: Organisieren Sie die Arbeit

Gestalten Sie die Arbeit in Ihrem Leistungsnetz so, dass die Mitarbeiter sich selbst um ihre Aufgaben herum organisieren können. Sie sollten sich auf die angestrebten Ergebnisse konzentrieren können, ohne durch übermäßiges Mikromanagement abgelenkt zu werden.

Methode 6: Regelmäßige Überprüfung des Leistungsnetzwerks

Ein serviceorientierter Ansatz erfordert, nachdem er einmal etabliert ist, eine regelmäßige Neubewertung, um eine kundenorientierte Arbeitsweise zu fördern. Kanban fördert die fortlaufende Verbesserung der Leistungen durch die konstante Überwachung des Leistungsnetzes inklusive der Bewertung der bestehenden Arbeitsmethoden.

Wie funktioniert das Kanban-System: Die 6 Regeln

Damit Kanban erfolgreich sein kann, muss eine Organisation die folgenden sechs Regeln sorgfältig befolgen. Bei diesen handelt es sich um die sechs Grundprinzipien von Kanban.

Regel 1: Visualisieren Sie den Arbeitsablauf

Kanban-Tafeln helfen Ihnen, die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu visualisieren. Ihre Tafel sollte dabei Ihren aktuellen Arbeitsprozess widerspiegeln und es Ihnen ermöglichen, Fortschritte in diesen leicht zu verfolgen.

Regel 2: Begrenzung der laufenden Arbeiten (WIP)

Die Begrenzung des WIP hilft Teams, sich auf die anstehende Tätigkeit zu konzentrieren und Multitasking zu vermeiden. Indem Sie die Anzahl der Aufgaben begrenzen, an denen jedes Teammitglied zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeitet, bleibt Ihr gesamtes Team konzentriert und fokussiert.

Regel 3: Optimieren Sie den Arbeitsfluss (Workflow)

Kanban zielt darauf ab, Arbeitsabläufe durch die Beseitigung von Engpässen und Verschwendung zu optimieren. Die Identifizierung und Behebung dieser Probleme trägt dazu bei, dass Ihr Betriebsablauf reibungslos funktioniert.

Regel 4: Prozessgrundsätze klar festlegen

Kanban verlangt, dass Sie alle Verfahrensregeln eindeutig definieren. Dabei geht es um die Aufgabenverteilung genauso, wie um die Priorisierung von Tätigkeiten oder die Entscheidungsfindung. Nur, falls diese Richtlinien klar abgesteckt sind, können die Teammitglieder die Erwartungen besser verstehen und Missverständnisse werden vermieden.

Regel 5: Feedbackschleife

Kanban beinhaltet eine Feedbackschleife, die  Teams hilft, Probleme zu erkennen und zu lösen. Dies trägt dazu bei, dass Problembereiche umgehend bearbeitet und Störungen des Arbeitsablaufs vermieden werden.

Regel 6: Zusammenarbeiten

Kanban ist ein kooperativer Ansatz, und eine erfolgreiche Umsetzung erfordert die Zustimmung aller Teammitglieder. Nur durch Zusammenarbeit wird sichergestellt, dass Kanban in Ihrem Unternehmen erfolgreich ist.

Für wen eignet sich Kanban: Die Vorteile

Kontinuierliche Verbesserung und verbesserte Transparenz der Arbeitsabläufe gehören zu den Hauptgründen für die Einführung von Kanban. Zu den weiteren Vorteilen der Methode gehören:

Verbesserte Visualisierung der Arbeitsabläufe

Das Grundkonzept von Kanban besteht darin, alle Aufgaben zu visualisieren. Dadurch wird die Kanban-Tafel zu einem zentralen Informationspunkt, mit welcher alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Jede Aufgabe hat ihre spezifischen Abläufe, die immer sichtbar sind, so dass es auch der Gesamtprozess klar ersichtlich ist. Alle Teammitglieder können Aktivitäten und Vorgänge in Echtzeit einsehen.

Höhere Prozessgeschwindigkeit

Kanban ermöglicht es Projektleitern die Arbeitsverteilung auf verschiedene Weise zu überwachen und zu bewerten. Phasen, in denen die meisten Aufgaben erledigt wurden, sind leicht zu erkennen, da die innerhalb einer bestimmten Zeitspanne erledigten Arbeitsschritte übersichtlich dargestellt werden. Flaschenhälse sind ebenso leicht zu ermitteln, sodass die Teams diese Probleme gezielt angehen können, um die Prozessabläufe zu verbessern.

Übereinstimmung zwischen Unternehmenszielen und deren Umsetzung

Die Einführung von Kanban verbessert die Teamarbeit auf allen Organisationsebenen, indem sie die Transparenz fördert, zu Feedback ermutigt und regelmäßige Besprechungen vorsieht. Durch die Abstimmung der strategischen Unternehmensplanung mit der Umsetzung kann sich ein Unternehmen flexibler verhalten. So können sich die Mitarbeiter in den einzelnen Teams optimal an die sich stetig verändernden Markt- und Verbraucheranforderungen anpassen.

Verbesserte Vorhersagbarkeit

Sobald Sie eine Kanban-Tafel erstellt und damit begonnen haben, Arbeitsaufgaben darauf zu sammeln, helfen Ihnen Flussmetriken bei der eingehenden Analyse Ihrer Prozesse. Diese zeigen auch auf, wie lange Aufgaben in Ihrem Arbeitsablauf verweilen (Zykluszeit). Durch die Erfassung Ihrer durchschnittliche Auslieferungsrate (Durchsatz), können Sie auf der Grundlage früherer Daten genauere Prognosen und Entscheidungen treffen.

Bessere Möglichkeiten zur Steuerung von Skalierung und Abweichungen

Die grundlegende Kanban-Methode der Visualisierung wird auch auf die Abbildung und Kontrolle von Zusammenhängen angewandt. Die Abbildung der vorhandenen Beziehungen und die Kontrolle des Arbeitsflusses zwischen ihnen ist der erste Schritt, den Sie jetzt vornehmen sollten. Die Kontrolle der Abhängigkeiten ermöglicht es Ihnen nachzuvollziehen, was innerhalb eines Arbeitsablaufs geschieht und wie Sie ihn verbessern können. Umgekehrt ermöglicht es vollständige Transparenz hinsichtlich des strategischen Managements und der Teambeziehungen.

Erhöhte Kundenzufriedenheit

Die Kanban-Methode basiert auf dem Pull-System und bedeutet, dass die Arbeit dann erledigt wird, wenn sie gebraucht wird. Anders ausgedrückt: Kanban leitet Sie dazu an, Verschwendung zu reduzieren, indem Sie nur an Aufgaben arbeiten, die gerade benötigt werden. Darüber hinaus können Sie durch die Verwendung von Visualisierungsmethoden und die Festlegung von Grenzen für den Arbeitsaufwand sicherstellen, dass das Ergebnis den Bedürfnissen Ihrer Kunden optimal entspricht.

Kanban-Tools für das Projektmanagement

Kanban-Board und Kanban-Karte sind zwei häufig verwendete Tools im Projektmanagement. Im Folgenden gehen wir auf die einzelnen Aspekte näher ein.

Kanban-Tafel

Kanban-Tafeln zeigen visuell den Status Ihrer Aufgaben im Rahmen des Arbeitsablaufs an. Sie dienen dazu den Überblick über Aufgaben zu behalten und deren Fortschritt zu verfolgen. Teams können die folgenden Elemente verwenden, um ihre Aufgaben in den Kanban-Tafeln zu verwalten.

• Karten,
• Spalten,
• Swimlanes,
• WIP-Limits.

Kanban-Tafeln gibt es in zwei Ausführungen: Physische und digitale Tafeln.

Kanban-Karte

Eine Kanban-Karte ist eine physische oder virtuelle Karte, die Informationen über eine Aufgabe enthält. Dazu gehören beispielsweise Titel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum und verantwortliche Person. Der Begriff leitet sich von dem japanischen Begriff Kanban ab, einer visuellen (kan) Karte (ban). Eine solche stellt zusammen mit der Kanban-Tafel ein wesentliches Element der Kanban-Methode zur Überwachung des Aktivitätsfortschritts dar.

Kanban-Karten können ebenfalls physische oder digitale Karten sein.

Verwendung von SafetyCulture (vormals iAuditor) als Kanban-Software