PDCA-Zyklus: Einfach und im Detail erklärt.

Der PDCA-Zyklus wurde erstmals von Dr. Walter Andrew Shewhart im Jahr 1939 umgesetzt. In den 1950er Jahren wurde er von Dr. William Edwards Deming weiterentwickelt – weshalb die Methode auch als Demingkreis bezeichnet wird – und ist seither ein weit verbreitetes Strategieinstrument für Unternehmen und Organisationen aller Branchen und Lebensbereiche.

Das Modell zur Prozessverbesserung lässt sich am besten als Dauerschleife charakterisieren, in welcher der Zyklus jedes Mal neu gestartet wird, wenn sich eines der Elemente der durchgeführten Veränderung als unwirksam erweist. Und die solange wiederholt wird, bis das gewünschte Ergebnis erreicht ist.

Die 4 Phasen des PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act)

Der PDCA-Prozess besteht aus vier Phasen oder Schritten: Plan, Do, Check und Act. Diese zielen darauf ab, Probleme zu lösen und Veränderungen auf methodische Art und Weise umzusetzen. Welche Rolle spielen jedoch die einzelnen Phasen im gesamten Zyklus?

1. Schritt des PDCA-Prozess: Plan

Beachten Sie zunächst, dass diese Phase die Basis des gesamten Zyklus bildet, weshalb hier so umfassend und detailliert wie möglich vorgegangen werden muss.

Beschreiben Sie zu Beginn das zu lösende Problem genau und geben Sie an, warum es wichtig ist, es zu lösen. Diskutieren Sie die Zielsetzung und erstellen Sie intelligente, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene Ziele (SMART), denen Ihre Teammitglieder und die relevanten Interessengruppen zustimmen. Am Ende dieser Phase sollte ein umfassender Plan stehen, der Antworten auf die folgenden Fragen gibt:

• Was ist die Ursache des Problems?
• Wie lauten die aktuellen Normen und Verfahren für den zugrundeliegenden Prozess?
• Welche Maßnahmen sollten ergriffen werden, um das Problem zu lösen?
• Welche Ressourcen werden für die Umsetzung der vorgeschlagenen Änderungen benötigt?
• Welches sind die möglichen Hindernisse bei der Erreichung der gesteckten Ziele?
• Wie sieht ein realistischer Zeitplan für den Abschluss der Umsetzung aus?
• Welche Kriterien müssen erfüllt sein, damit das Projekt als Erfolg gewertet werden kann?

Im Wesentlichen sollten in dieser Phase alle für das Projekt relevanten Elemente festgelegt und geplant werden, bevor Sie zur nächsten Phase übergehen.

2. Schritt der PDCA-Methode: Do

Da Sie in der ersten Phase potenzielle Lösungen für das Problem ermittelt haben, ist „Do“ der Teil, in dem Sie diese ausführen. Wenden Sie die Änderungen zuerst aber nur in kleinem Maßstab oder in einer kontrollierten Umgebung – z. B. in einer bestimmten Abteilung, einem Projekt oder nur für eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern – an.

Damit soll sichergestellt werden, dass im Falle unwirksamer Änderungen oder negativer Auswirkungen kein großer Schaden entsteht und nur minimale Ressourcen verbraucht werden. Sammeln Sie mit den ersten Tests alle relevanten Daten, um zu zeigen, ob die im 1. Schritt festgelegten potenziellen Lösungen funktionieren oder nicht.

3. Schritt der PDCA-Analyse: Check

Dies ist die Analysephase: Bewerten Sie anhand der Daten aus der vorherigen Phase die Wirksamkeit der umgesetzten Lösungen. Vergleichen Sie sie mit den Erfolgskriterien, die in der Planungsphase festgelegt wurden.

Beurteilen Sie, ob das Ergebnis bereits zufriedenstellend ist, sprich die Lösungsansätze im Sinne des Ziels funktionieren. Oder, ob weitere Anpassungen erforderlich sind, um das Gesamtziel zu erreichen.

Falls diese der Fall ist, gehen Sie zurück zur ersten Stufe – Plan – und entwickeln Sie alternative Lösungsansätze, die Ihrer Meinung nach besser zur Lösung des zugrundeliegenden Problems beitragen könnten. Falls das Ergebnis jedoch bereits zufriedenstellend ist, können Sie nun zur nächsten Phase übergehen, dem Handeln.

4. Schritt des PDCA-Kreislauf: Act

Sobald Sie die Effektivität der Lösungsansätze ermittelt haben, ist „Act“ die Phase, in der Sie sie vollständig in Ihren Prozesse implementieren. Um kontinuierlich weitreichende und einheitliche Ergebnisse zu erzielen, wird es hilfreich sein, sich auch mit den folgenden Fragen zu befassen:

• Welche Ressourcen werden für die erfolgreiche Umsetzung der Lösungen benötigt?
• Wäre bei der Umsetzung der entwickelten Lösungen eine Schulung hilfreich?
• Welche angrenzenden Bereiche können ebenfalls optimiert werden?
• Gibt es eine Möglichkeit, die Ergebnisse noch detaillierter zu erfassen?

Der PDCA-Regelkreis ist ein einfaches, aber wirkungsvolles Instrument, das Ihnen außerdem die Möglichkeit bietet, den Prozess zu wiederholen, falls Sie der Meinung sein sollten, dass die zu Beginn ermittelten Lösungsansätze noch weiter verbessert werden sollten.

In manchen Fällen müssen Sie die kompletten vier Phasen erneut durchlaufen, wenn es Faktoren oder Änderungen gibt, welche die Funktionsweise bereits implementierter Lösungen beeinträchtigen.

Wo kann der PDCA-Zyklus eingesetzt werden?

Der PDCA-Zyklus ist eine der am weitesten verbreiteten Methoden zur Überwachung von Qualitätsmanagementsystemen und ist auf internationale Normen wie der ISO 9001, ISO 45001 oder auch ISO 27001 anwendbar. Er ermöglicht es, relevante Informationen zu sammeln und diese als Grundlage für Entscheidungen zu verwenden. Mit dem datengesteuerten Ansatz können Unternehmen ihre Prozesse, Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich verbessern.

Der kontinuierliche Ansatz der PDCA-Analyse hilft auch dabei Zeit und Ressourcen zu sparen, indem Fehler frühzeitig erkannt werden. Dies trägt des Weiteren dazu bei, die Effizienz des Zyklus zu erhöhen, indem unwirksame Elemente so lange eliminiert werden, bis die ideale Lösung gefunden ist.

Darüber hinaus ist der PDCA-Zyklus vielseitig – er kann in allen Branchen gleichermaßen wie kleinen und großen Unternehmen oder sogar in einzelnen Teams und Abteilungen eingesetzt werden.

Beispiel: Was ist ein PDCA-Zyklus?

Nachstehend finden Sie ein Beispiel für die Anwendung des PDCA-Zyklus:

Szenario: Ein Autozulieferer hatte Probleme mit dem Kundendienst, durch welchen Verzögerungen beim Versand von Produkten verursacht wurden. Der Supply-Chain-Manager entschied sich für die PDCA-Methode, um eine Lösung zu finden und das Auftreten ähnlich gelagerter Probleme in Zukunft zu vermeiden.

Plan	Identifizieren Sie das Problem: Drei Kunden erhielten die von ihnen bestellten Produkte erst mit zweiwöchiger Verspätung. Zwei von ihnen bestellten eine Kiste mit Seitenspiegeln, während der andere fünf neue Batterien bestellt hatte. Ziel dieses Zyklus ist es, die Ursachen für die Verzögerung zu verstehen und eine Wiederholung zu vermeiden, um unseren Kunden schlechte Erfahrungen zu ersparen.
	Feststellung: Wir haben Beschwerden von Kunden erhalten, denen zufolge die Verspätung unsererseits wiederum zu Rückständen in deren Betrieb geführt hat. Wir haben den Kunden als Entschädigung einen großzügigen Rabatt für zukünftige Bestellungen gewährt. Keine schlechten Bewertungen erhalten (bis jetzt).
	Analyse: Nach einer Untersuchung stellten wir fest, dass die Ursache für die Verzögerung eine unerwartete Verspätung unseres Lieferanten für die angegebenen Fahrzeugteile war. Das Werk unseres Lieferanten befindet sich in Texas und wurde kürzlich von einem starken Wirbelsturm heimgesucht, der auch die Produktion beeinträchtigte.
	Aktionsplan: Die wichtigsten Schritte bestehen darin, einen alternativen Lieferanten zu finden, der uns mit den genannten Produkten versorgen kann, falls so etwas noch einmal vorkommt. Genauso wie für den Fall eines atypisch erhöhten Bestellaufkommens. Abgesehen von dem auszuhandelnden und zu berücksichtigenden Preis ist darauf zu achten, dass die alternativen Lieferanten nicht aus demselben Gebiet stammen wie unser Hauptlieferant. Wir sollten in der Lage sein, bis Ende März dieses Jahres einen Zweitlieferanten zu finden und zu bestimmen. Noch besser wäre es, wenn wir auch einen dritten Lieferanten aus unserer letztjährigen Auswahlliste gewinnen könnten, um sicherzustellen, dass unser Versorgungssystem gut abgesichert ist.
Do	Ausführen: Wir haben eine Ausschreibung (RFP) an mögliche alternative Anbieter verschickt und die Optionen auf der Grundlage unserer festgelegten Anforderungen herausgefiltert.
Check	Überprüfen: Wir waren noch nicht in der Lage, einen Tertiärlieferanten zu finden, aber wir haben einen Sekundärlieferanten in der zweiten Märzwoche und damit vor der geplanten Frist gefunden. Der Zweitlieferant kommt ebenfalls aus Michigan, so dass der Transport der Produkte in Notfällen nicht allzu schwierig sein wird.
Act	Standardisieren: Nachdem wir dieses Problem mit diesem Ansatz lösen konnten, sollten wir ihn nun auch für unsere anderen Produkte implementieren. Finden Sie alternativen Lieferanten und berücksichtigen Sie die in diesem Zyklus genannten Faktoren.

Auf der Grundlage der Anwendung des PDCA-Zyklus zur Lösung des bestehenden Problems war die ermittelte und umgesetzte Lösung wirksam. Der Händler hat nun eine Ausweichmöglichkeit, falls es wieder zu einer Verzögerung in der Produktion seines Hauptlieferanten kommen sollte. Damit ist er auch in der Lage, zu verhindern, dass ihre eigenen Kunden von Verspätungen betroffen sind, was das Hauptziel des Planes war.

Den PDCA-Zyklus einfach umsetzen mit SafetyCulture (vormals iAuditor)

Die PDCA-Methode umfasst eine Vielzahl von Informationen, Änderungen und Arbeitsschritten. Sie sollte deshalb soweit wie möglich gestrafft werden, damit Sie einerseits leicht zu verfolgen ist und andererseits ihren Dokumentationszweck erfüllt. Dazu ist es einmal wichtig, dass alle relevanten Daten an einem einzigen (leicht zugänglichen) Ort gespeichert werden.

SafetyCulture (iAuditor) ist eine moderne Software, welche bereits von einer Vielzahl von Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen bei der Überwachung von PDCA-Prozessen eingesetzt wird. Mit SafetyCulture (iAuditor) können Sie einfach und schnell:

• Erstellen Sie Ihren eigenen Problemlösungszyklus unter Verwendung unserer kostenlosen PDCA-Vorlagen, oder erstellen Sie Ihre eigenen Checklisten, die optimal an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst sind. Ganz ohne Programmierkenntnisse – und in wenigen Minuten.
• Speichern Sie alle Ihre erhobenen Daten und gesammelten Informationen sicher und gleichzeitig jederzeit zugänglich in unserer Cloud.
• Überwachen und visualisieren Sie Trends mit dem Analytics-Dashboard.
• Planen Sie wiederkehrende Kontrollen und lassen Sie sich automatisch über diese benachrichtigen.
• Verbessern Sie Ihre Prozesse stetig weiter, indem Sie zukünftige Aktionen planen und die entsprechenden Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiter zuweisen.
• Generieren Sie übersichtliche PDCA-Berichte und geben Sie diese mit einem Klick als PDF an Ihr Team weiter.

Testen Sie SafetyCulture (iAuditor) hier kostenlos – und beginnen Sie noch heute mit der kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Unternehmensprozesse.

Kostenlose PDCA-Vorlagen: