Listas de control y formularios digitales

En el ámbito laboral, un formulario digital es una herramienta sin papel utilizada por las empresas para recopilar información de forma eficiente. Ayuda a agilizar los procesos empresariales y a promover un registro y un intercambio de datos accesibles.

En este artículo

• ¿Por qué utilizar un formulario digital?
• Ventajas de los formularios digitales
• Aplicación de formularios digitales con función de lista de comprobación
• Cómo transformar los formularios en papel en formularios digitales
• Guía paso a paso de SafetyCulture (iAuditor), un constructor de formularios digitales
• Cómo pueden ayudar a su empresa las listas de comprobación y los formularios digitales de SafetyCulture (iAuditor)
• Formularios digitales destacados

¿Por qué utilizar un formulario digital?

Los avances tecnológicos han llevado a la adopción generalizada de dispositivos móviles inteligentes en las manos de casi todo el mundo. Sin embargo, a pesar de estar en plena era digital, muchos de nosotros seguimos dependiendo de los formularios en papel en nuestra empresa. Hacer el cambio entre los formularios en papel y los formularios digitales será la diferencia que impulse a una empresa a integrar los dispositivos móviles y las aplicaciones en el panorama empresarial. Los formularios digitales ayudan a eliminar el desperdicio de papel y a reducir los costes de impresión y almacenamiento. Estos formularios pueden rellenarse más rápidamente gracias a una programación que permite capturar rápidamente una gran variedad de información.

Ventajas de los formularios digitales

Transformar sus actuales listas de comprobación y formularios en papel en formularios digitales cambiará su forma de trabajar, para mejor. Estas son algunas de las ventajas de utilizar formularios digitales:

Datos más ricos

Con los formularios digitales, puede aprovechar la tecnología móvil y capturar fotos, códigos de barras, firmas electrónicas, diagramas, enlaces de referencia, coordenadas GPS y mucho más. .

Ahorrar tiempo

Capturar la información es más rápido que escribir las cosas a mano. Puede acelerar el proceso de recopilación y recuperación de información y la generación de informes empresariales.

Ecológico

Las formas digitales pueden contribuir a una vida verde que apoye la conservación del medio ambiente. Ayuda a las empresas a controlar los residuos de papel.

Almacenamiento de datos

Evite la molestia de una pila de papeles y registros desorganizados. Con los formularios digitales, puede guardar sus datos de forma segura en la nube.

Análisis

La información estandarizada con un formulario electrónico crea datos que pueden ser analizados. Esta información se comparte fácilmente con los miembros de la organización. Las respuestas pueden presentarse a través de cuadros de mando y gráficos para tomar decisiones informadas.

Aplicación de formularios digitales con función de lista de comprobación

Las aplicaciones de formularios son herramientas vitales que puedes utilizar para crear formularios digitales y listas de control. El constructor de formularios digitales funciona junto con la función de lista de comprobación y puede utilizarse para fines específicos. SafetyCulture (antes iAuditor) de SafetyCulture es un creador de formularios digitales intuitivo y versátil que es utilizado por varias empresas de todo el mundo para transformar las listas de comprobación y los formularios en papel en listas de comprobación en línea menos complicadas. 

Cómo transformar los formularios en papel en formularios digitales

Tradicionalmente, las listas de comprobación y los formularios se escriben en un bloc de notas o se imprimen en forma de documento, pero hacerlos en línea, utilizando SafetyCulture (iAuditor), le permite utilizar su lista de comprobación en su dispositivo móvil. Hacer formularios digitales en línea es fácil con SafetyCulture (iAuditor), tan fácil, que se puede hacer de 4 maneras diferentes:

• Obtener un formulario de la biblioteca de formularios de SafetyCulture biblioteca de formularios de plantillas. Esta biblioteca le presenta miles de formularios, listas de comprobación y plantillas para diferentes casos de uso, como seguridad, calidad, operaciones, educación, marketing, etc. Puede descargarlas gratuitamente y empezar a personalizarlas o crear una nueva a través del constructor de plantillas de SafetyCulture (iAuditor).
• Escaneo inteligente de su formulario. Convierta su formulario o lista de comprobación existente en PDF, Excel o Word en una plantilla de SafetyCulture (iAuditor). Escanee su documento de forma inteligente y se convertirá en una plantilla de SafetyCulture (iAuditor).
• Cargue su lista de comprobación o formulario para la conversión de la plantilla
• ¡Construye tu propio formulario! Vea los detalles más abajo.

Guía paso a paso de SafetyCulture (iAuditor), un constructor de formularios digitales

Cree listas de control o formularios en línea utilizando herramientas de software en la nube como SafetyCulture (iAuditor) para eliminar el tiempo desperdiciado en la recopilación de respuestas a los cuestionarios y en la introducción de datos al realizar los procesos empresariales. Con el SafetyCulture (iAuditor) Formulario Maker su equipo puede:

• Cree formularios digitales personalizables que se adapten a las necesidades de su empresa
• Recoger información utilizando diferentes dispositivos como el ordenador de sobremesa, el smartphone o la tableta
• Reducir los costes de almacenamiento y de papel
• Realice y distribuya instantáneamente cambios en sus formularios digitales, listas de comprobación y cuestionarios
• Compilar automáticamente los formularios cumplimentados y guardar los datos de forma segura en una nube
• Auditorías de cierre con firmas electrónicas que validan la evaluación

Este es el proceso paso a paso de cómo crear listas de control en línea con SafetyCulture (iAuditor):

1. Inicie sesión en el SafetyCulture (iAuditor) aplicación web .
2. En la parte izquierda, seleccione «Plantillas» y luego haga clic en «Nueva plantilla» en la esquina superior derecha de la página.
3. Para crear una nueva plantilla, haga clic en «+ Plantilla en blanco»
4. En la esquina superior izquierda de la página, haga clic en «Plantilla sin título» para nombrar la plantilla. Este es el nombre que los usuarios ven en la lista de Plantillas de la aplicación web y de la aplicación móvil que les ayuda a identificar qué plantilla utilizar.
5. Para añadir una descripción a la plantilla, haga clic en «+ Añadir descripción». Esto es lo que los usuarios ven cuando seleccionan la plantilla. Una nueva plantilla tiene por defecto una página de título y una página de inspección.
6. La página de título tiene 3 preguntas que capturan detalles necesarios como la fecha, el autor y la ubicación de una inspección de la plantilla. Para capturar más información vital que se mostrará en la primera página de sus informes, puede personalizar la portada y rellenar los títulos de las inspecciones .
7. Comenzar añadir preguntas en la plantilla o si tiene una lista de elementos ya en un documento externo, puede copiarlos y pegarlos en .
8. Añada y seleccione el tipo de respuesta para cada pregunta, haciendo clic en la flecha hacia abajo bajo la columna «Tipo de respuesta» en el lado derecho.
9. Con el panel «Vista previa» de la derecha, puedes ver cómo funciona tu plantilla en acción. La «Vista previa» también se actualiza a medida que se edita la plantilla.
10. Una vez que haya terminado de editar la plantilla, puede hacer clic en «Volver a la lista» en la esquina superior izquierda de la página.

Ahora puede utilizar su plantilla recién construida y compartirla con su equipo

Cómo pueden ayudar a su empresa las listas de comprobación y los formularios digitales de SafetyCulture (iAuditor)