cómo hacer una evaluación de desempeño

Un proceso eficaz de evaluación del rendimiento de los empleados puede impulsar el rendimiento, reducir la insatisfacción, identificar las oportunidades de formación e impulsar la cultura de la empresa. Mientras que un proceso de evaluación del desempeño mal ejecutado puede conducir a resultados negativos como el aumento de la desvinculación de los empleados, la propagación de la política de oficina y la mala cultura de la empresa.

Este artículo abarca lo siguiente:

• La finalidad de las evaluaciones del rendimiento;
• Cómo llevar a cabo eficazmente una evaluación del rendimiento de los empleados;
• Resultados de las revisiones del rendimiento de los empleados;
• Las etapas de la gestión del rendimiento;
• Señales de que un empleado está preparado para un ascenso;
• Por qué fracasan la mayoría de las evaluaciones del rendimiento de los empleados;
• Métodos de evaluación del rendimiento;
• Ejemplos de indicadores de rendimiento;
• Software para ayudarle a agilizar los procesos de evaluación del rendimiento

Cómo hacer una evaluación de desempeño

He aquí 5 consejos que un directivo, supervisor o profesional de los recursos humanos puede utilizar para saber cómo hacer una evaluación de desempeño: 

1. Prepárese : asegúrese de estar bien preparado:
   • revisar las notas de las evaluaciones anteriores del empleado – Puede empezar por obtener una «instantánea» de la situación general y el progreso del empleado revisando su última evaluación antes de compararla con sus trabajos más recientes
   • revisar sus trabajos más recientes – La mayoría de las evaluaciones de los empleados se programan de forma anual o bianual, lo que significa que sus trabajos y actividades recientes no se han revisado. Revisar los trabajos recientes de un empleado y compararlos con
   • Proporcionar retroalimentación en vivo – Proporcionar retroalimentación positiva y negativa en el momento en lugar de esperar a la evaluación programada. Esto muestra al empleado que realmente está prestando atención a su trabajo, lo que le animará a ser más abierto y honesto durante su evaluación real.
2. Haz que sea una conversación – Mantener una conversación en lugar de «sermonear» a un empleado durante una evaluación del rendimiento es importante porque los empleados se ven obligados a ser abiertos y honestos cuando sienten que se les escucha. Implicar al empleado en el proceso fomenta el compromiso y una mejor comprensión del objetivo de la evaluación del rendimiento.
3. Personalice los planes de acción – Para que sean eficaces, los planes de acción deben personalizarse en función de los puntos fuertes y débiles de cada empleado, de sus objetivos y de sus metas personales como miembro de la organización. Un buen plan de acción debe ser lógico, factible y estar directamente relacionado con los objetivos.
4. Establezca objetivos eficaces y realistas: un objetivo eficaz y realista debe estar en consonancia con el objetivo de la empresa, tener un plazo de ejecución y un resultado previsto. A la hora de establecer objetivos eficaces y realistas, deben tenerse en cuenta factores como la naturaleza de la tarea, las capacidades del empleado y las herramientas y el apoyo proporcionado, como la formación y la asistencia del supervisor.
5. Tenga la documentación adecuada – Documentar adecuadamente lo que se ha discutido durante la evaluación del rendimiento es esencial a efectos prácticos y de procedimiento. Una documentación adecuada le permite acceder fácilmente a las evaluaciones de los empleados en caso de que necesite acceder a ellas. También es un requisito habitual que los empleados firmen su formulario de evaluación del rendimiento como reconocimiento. El uso de un formulario de evaluación del rendimiento puede ayudar a agilizar el proceso de evaluación del rendimiento.

Propósito

Para disminuir la incertidumbre de la organización, es una práctica empresarial conocida administrar rutinariamente las evaluaciones cada trimestre o como una revisión anual. Uno de los propósitos más importantes de realizar evaluaciones es gestionar el rendimiento de sus empleados. Hay muchas preguntas que un supervisor puede hacer, como por ejemplo, por qué la empresa no alcanza sus objetivos o no logra sus metas. Los cargos directivos son responsables de estas cuestiones, ya que tienen que rendir cuentas a sus subordinados y a los objetivos fijados. Conocer el propósito de las evaluaciones conducirá a un proceso de revisión más eficaz que, en consecuencia, tendrá efectos beneficiosos para la empresa.

El objetivo principal de una evaluación del rendimiento es saber cómo están haciendo sus empleados sus tareas y si éstas contribuyen a los objetivos generales de la empresa. Además de sus funciones en el lugar de trabajo, se recoge información sobre factores personales como las habilidades, las competencias y la productividad. Esta actividad se registra mediante un formulario de evaluación que facilita a los supervisores y directivos la comparación entre las evaluaciones anteriores. Después de reunir y cotejar los formularios de evaluación, los directores y supervisores proporcionan información a los empleados sobre lo que han hecho bien y lo que necesitan mejorar. Esto permite a los empleados mejorar su rendimiento y aprender de sus errores. Otra razón por la que los equipos de dirección deben proporcionar retroalimentación es porque desarrolla mejores relaciones entre superiores y subordinados debido a la comunicación abierta y la evaluación racional.

Hay otros objetivos de evaluación del rendimiento que los equipos de dirección deben tener en cuenta, entre ellos los siguientes:

Establecer objetivos alcanzables para los empleados – Un líder debe conocer las capacidades y limitaciones de un empleado. Revise las tareas anteriores y compruebe si los resultados actuales están alejados entre sí. Una forma de establecer objetivos es aumentar en porcentajes incrementales, que podrían tomarse de las evaluaciones anteriores del empleado. En el caso de las nuevas contrataciones, compruebe los registros de evaluación de otros empleados cuando acaban de empezar y utilícelos como punto de referencia o guía. Esta es una buena manera de revisar también los objetivos y resultados anteriores.

Determinar las áreas problemáticas en sus indicadores clave de rendimiento (KPI) – Los empleados pueden tener tareas que les resulten difíciles o requisitos que les resulten complicados de cumplir. Antes de reprenderles y darles una puntuación baja, reflexiona primero si el horario establecido es adecuado para la carga de trabajo asignada. Hay que tener en cuenta que los empleados suelen tener otros deberes y tareas que no formaban parte de los KPI y que no reciben méritos. Otra cosa que hay que tener en cuenta es si se les han dado instrucciones claras para la tarea en cuestión. Hable del rendimiento con los empleados para conocer su opinión y ver qué puede hacer para ayudar.

Ayudar a los empleados a alcanzar sus objetivos – La mentalidad del yo contra el tú no beneficia a nadie, ya que las valoraciones individuales se evalúan por separado y no afectan a las valoraciones de los demás. Sin embargo, al dirigir un equipo, su rendimiento afecta al tuyo de forma proporcional. Los miembros del grupo no deben sentir que hay una competencia entre ellos, ya que esto puede hundir a todos y provocar un mal rendimiento del equipo. Mira el panorama general; la empresa se beneficiará enormemente de los directivos que ayuden a los empleados a alcanzar sus objetivos.

Motivar a los empleados – Después de evaluar su rendimiento, deberían sentirse más motivados para hacer su trabajo. Los empleados deben salir de la evaluación con ganas de mejorar en sus funciones y tareas.

Mejorar la eficiencia y la productividad del trabajo – Este objetivo es uno de los resultados finales de las evaluaciones de los empleados. Como jefe de equipo, ésta debe ser su máxima prioridad, ya que se refleja en su propio rendimiento.

Resultados

El análisis de las evaluaciones de los empleados puede ayudar a los equipos de dirección a identificar el nivel de competencia y productividad de un empleado. Esto también se hace para seleccionar a los empleados de alto potencial que pueden ser formados para futuras funciones. Los resultados de las evaluaciones del rendimiento se utilizan para la toma de decisiones importantes, como los ajustes de la remuneración y los ascensos. Estos resultados afectan a los empleados tanto a nivel personal como profesional.

Aspecto personal – Después de experimentar el proceso de evaluación, el empleado será más consciente de sus puntos fuertes y débiles. Habrá un momento de auto reflexión en el que podrán reflexionar. El empleado también puede señalar los factores de su vida personal que podrían estar afectando a su rendimiento laboral y a su productividad. Pueden utilizar esta información para mejorar y ser mejores personas en general. Otro aspecto personal es saber si el empleado se encuentra en el estado mental adecuado o si actualmente está estresado, abrumado o deprimido. La salud mental de un individuo tiene un gran impacto en el lugar de trabajo. La empresa debería estudiar la posibilidad de ofrecer programas que puedan ayudar en este tipo de situaciones para promover el crecimiento personal y profesional y mejorar el rendimiento en el trabajo.

Aspecto profesional – Los numerosos beneficios de las evaluaciones de rendimiento para los empleados también contribuyen al crecimiento de la empresa. Tras la evaluación, los empleados deben esforzarse por mejorar su rendimiento. Los supervisores son los encargados de guiar a los empleados en este empeño. Uno de los principales resultados de las revisiones de rendimiento es la posibilidad de aumentar la remuneración y las funciones más altas, como se ha mencionado anteriormente. Otro resultado de la realización de evaluaciones es que los supervisores y gerentes pueden proporcionar información objetiva a sus subordinados. Es importante que los superiores sean constructivos y específicos con los comentarios, y que los acompañen con consejos sobre cómo pueden mejorar los empleados. Los empleados deben expresar sus preocupaciones sobre el trabajo durante este proceso. De este modo, se planteará cualquier problema que pueda ser resuelto por sus respectivos responsables.

5 etapas del ciclo de gestión del rendimiento

El proceso de evaluación de los empleados se basa en el ciclo de gestión del rendimiento. La gestión del rendimiento implica algo más que la mera obtención de calificaciones del rendimiento de los empleados. Sigue cinco etapas que dirigen todo el curso de la revisión del empleado de principio a fin.

Planificación

La planificación es el primer paso de la gestión del rendimiento. En esta etapa, los supervisores se encargan de establecer los indicadores de rendimiento y los objetivos que se incluirán en la reunión y los formularios de evaluación. Esto permite comprender mejor por qué, qué y cómo se hará la evaluación. Los empleados deben participar ya que conocen sus propias capacidades. Los empleados también pueden hablar de las tareas y habilidades que quieren que se incluyan en el proceso de evaluación. El supervisor puede hablar de los resultados, la situación y los objetivos actuales de la empresa.

Monitoreo

En esta etapa los supervisores controlan el progreso y gestionan el rendimiento de los empleados. Después de establecer sus KPI y objetivos, el supervisor debe asegurarse de que sus subordinados van por el buen camino y darles un feedback continuo en todo momento. Se trata de una oportunidad para trabajar de forma constante en la mejora del rendimiento de los empleados. La fase de seguimiento también permite a los supervisores identificar y resolver cualquier problema en una fase temprana.

Desarrollo

Esta etapa se utiliza para la formación y el desarrollo adicionales del empleado y tiene por objeto nutrir y ayudar al empleado a mejorar su rendimiento. El supervisor puede aconsejar al empleado que asuma otras tareas y responsabilidades de las que pueda aprender nuevas habilidades. Los esfuerzos de desarrollo ayudarán al empleado a mantenerse al día con los cambios en la empresa y la industria.

Clasificación

Esta es una etapa crítica. Algunos empleados pueden sentirse aprensivos y ansiosos durante este proceso por miedo a obtener una calificación baja. Sin embargo, las etapas anteriores del proceso de evaluación deberían haber preparado al empleado si se han aplicado correctamente. El supervisor decide la calificación de forma objetiva basándose en los KPI y los objetivos del empleado. Los supervisores están obligados a respetar el procedimiento de la empresa sobre la calificación del rendimiento.

Incentivos

La última etapa del ciclo de evaluación consiste en proporcionar a los empleados las recompensas o incentivos justos. Los empleados que lo merezcan deben ser reconocidos y recibir méritos, certificados, regalos o recompensas monetarias. Esta etapa del proceso de evaluación es cuando los directivos deciden dar al empleado un salario más alto o un ascenso debido a su rendimiento. Se trata de un «agradecimiento» tangible y sincero por la contribución del empleado a la empresa. Ofrecer reconocimiento e incentivos eleva la moral de los empleados y los motiva a mejorar.

Señales seguras de que un empleado está listo para un ascenso

El proceso de evaluación permite discernir si un empleado merece un ascenso. Una de las señales clave a las que hay que prestar atención es la capacidad de liderazgo que muestra el empleado. Tome nota de los empleados que son conocidos en la organización porque tienen iniciativa y están dispuestos a asumir más responsabilidades. Otra señal es que el empleado saca tiempo para ayudar a sus compañeros de trabajo aunque no tenga que hacerlo. Si un supervisor puede dejar al empleado por su cuenta y confiar en él para que haga su trabajo, es otra señal de que el empleado podría estar maduro para un ascenso. Los empleados deben ser promovidos o incentivados cuando se alinean con los valores y objetivos de la empresa y se preocupan por el futuro de la misma. Estas son sólo algunas de las señales que un supervisor puede utilizar y observar en sus subordinados. Hay otros factores a tener en cuenta, pero éstos dependerán de la estructura de su organización y de los programas de desarrollo de los empleados.

Las principales razones por las que los empleados odian las evaluaciones de rendimiento

«Uno de cada cuatro empleados teme sus revisiones de rendimiento más que nada en toda su vida laboral», según Douglas Stone y Sheila Heen, autores de «Thanks for the Feedback». Este es un sentimiento compartido por los directivos.

La mayoría de los gerentes, supervisores y profesionales de los recursos humanos siguen luchando por realizar evaluaciones de rendimiento eficaces. En una encuesta dirigida a los empleados, sólo el 55% de los encuestados creen que las evaluaciones del rendimiento tienen un impacto positivo en su organización. A pesar de los comentarios negativos, en otra encuesta sólo el 30% de los encuestados dijo que sus organizaciones hicieron cambios en su sistema de gestión del rendimiento en los últimos tres años.

Estas son algunas de las razones más comunes por las que los empleados pueden considerar ineficaz la evaluación del rendimiento:

1. No hay aportaciones de los empleados – Los empleados no sienten que sus opiniones y sugerencias sean valoradas, ya que su jefe es el que más habla, si no el que más.
2. No evalúa el rendimiento real – A menudo, las evaluaciones acaban centrándose en los rasgos personales de un empleado, aunque no tengan necesariamente un impacto negativo en su trabajo, en lugar de en sus contribuciones y productividad reales.
3. Puede ser muy subjetivo – Los resultados dependen en exceso de los prejuicios personales de su director. Factores como el estado de ánimo del directivo y sus preferencias personales afectan a los resultados de lo que se supone que es una evaluación objetiva.
4. Los directivos no están preparados – Algunas empresas tienen empleados que trabajan en un turno diferente al de sus jefes. Como resultado, los empleados sienten que sus jefes no les han observado lo suficiente como para proporcionar una evaluación precisa de su rendimiento.
5. Demasiado infrecuente – Dado que la mayoría de las empresas realizan evaluaciones del rendimiento sólo una o dos veces al año, sin sesiones de puesta al día entre ellas, los empleados sólo son informados de su estado de rendimiento durante la propia evaluación. Esto puede provocar ansiedad y actitud defensiva por parte del empleado.
   Para abordar estas preocupaciones de los empleados es vital preparar un proceso de evaluación del rendimiento bien ejecutado.

Métodos

Existen numerosas formas de realizar las evaluaciones, que pueden ser verbales, mediante formularios, listas de control y escalas. Algunos de estos métodos de evaluación pueden realizarse manualmente o mediante un formato digital. Los supervisores tienen la opción de utilizar más de un método y la combinación más común es la evaluación oral y los formularios de calificación. Por ello, los supervisores tienen que fomentar una buena relación con sus subordinados, ya que las evaluaciones orales pueden provocar ansiedad en los empleados. Una de las ventajas de aplicar este método es que es más personal y ambas partes pueden hablar de otras cosas que afectan a su rendimiento. La comunicación verbal puede dar lugar a una acción correctiva más rápida. Durante una evaluación oral, el empleado puede hablar sobre los retos que ha encontrado al realizar sus tareas y también sobre los problemas con sus compañeros de trabajo.

Este método requiere más atención y puede llevar mucho tiempo, en cuyo caso, el uso de formularios de evaluación puede acelerar el proceso. El uso de formularios de evaluación es el método preferido, ya que se puede automatizar, se hace digitalmente y es específico. Los formularios impresos y los documentos en papel, en cambio, pueden acumularse, extraviarse y destruirse fácilmente. Otra cosa buena de los formularios de evaluación digitales es que ayudan al medio ambiente al eliminar el uso de papel en la oficina. Se pueden rellenar con unos pocos clics y facilitan la generación de informes, haciendo que todo el proceso sea más fácil y rápido.

Los formularios de evaluación se adaptan a las necesidades de la empresa y del empleado. Hay una gran variedad de plantillas disponibles en línea de forma gratuita o de pago. Recuerde que toda la información recopilada debe ser privada y confidencial, por lo que es importante que la empresa disponga de un lugar o servidor seguro en el que almacenar los archivos. Lo ideal es que los formularios de evaluación se realicen antes de una evaluación oral para que el supervisor y el empleado puedan mantener una discusión más fructífera.

Incluya estos indicadores de rendimiento en el formulario de evaluación

Los indicadores de rendimiento se utilizan para medir el rendimiento de los empleados. Estos indicadores varían según el sector, la función y el individuo. Hay muchos tipos de métricas de trabajo que pueden medir la calidad, la cantidad, la eficiencia y la productividad del trabajo. Los supervisores se esfuerzan por conseguir una valoración que se considere objetiva y transparente. Lo mejor es discutir de antemano con tus subordinados las métricas utilizadas para medir su rendimiento. Estos son algunos de los indicadores de rendimiento más comunes que debe incluir en los formularios de evaluación de sus empleados:

• Asistencia
• Uso de los recursos de la empresa
• Beneficio por empleado
• Comentarios de los clientes
• Número total de tareas realizadas (en un plazo determinado)
• Clientes potenciales
• Tiempo medio para completar las tareas

¿Qué es SafetyCulture (iAuditor) y cómo puedo utilizarlo para las evaluaciones de desempeño?

SafetyCulture (antes iAuditor) es la aplicación de formularios digitales número uno del mundo y puede ayudar a agilizar su proceso de evaluación del rendimiento. Realice evaluaciones de rendimiento utilizando su teléfono o tableta, guarde notas importantes y asigne acciones de seguimiento en tiempo real. Genere informes al instante en su dispositivo portátil y acceda fácilmente a ellos en línea. Deshágase del papeleo para poder centrarse en la realización de evaluaciones de rendimiento eficaces.

Para empezar, hemos creado estos formularios gratuitos de formularios de evaluación del rendimiento que puede descargar, utilizar y personalizar para sus fines.

• Realice evaluaciones de rendimiento sin papel en su dispositivo de mano
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