Seguridad en la oficina

¿Porqué es importante la seguridad y salud en el trabajo?

«Alrededor de 76.000 trabajadores de todo el país sufren lesiones incapacitantes cada año». – Oficina de Estadísticas Laborales de EE.UU.

En un mundo perfecto, todos los trabajadores de oficina deberían volver a casa con buena salud. Los empresarios deben comprometerse a mantener unos protocolos adecuados de seguridad y salud en la oficina para garantizar el bienestar a largo plazo de sus empleados y de la empresa. El incumplimiento de las directrices de seguridad en la oficina expone a los empleados a un mayor riesgo de sufrir lesiones y enfermedades a largo plazo, factores que no sólo pueden amenazar su sustento, sino también su forma de vida en los años venideros.

Entonces, ¿qué es HSE en seguridad y salud en el trabajo? La Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA ) establece que la seguridad en las oficinas es una obligación y exige a los empresarios que proporcionen un entorno de oficina libre de riesgos. La dirección debe asegurarse de que los empleados reciban formación sobre los numerosos riesgos de las oficinas, de los que muchos trabajadores pueden no ser conscientes, como el ruido, la mala ergonomía, los cables eléctricos dañados, los extintores inoperativos y la falta de planes de emergencia. Decenas de miles de trabajadores de oficina sufren ya lesiones o problemas de salud relacionados con el trabajo, que podrían haberse evitado fácilmente si hubieran recibido la formación y el entrenamiento adecuados.

¿Cuáles son los beneficios de la seguridad en la oficina?

Una oficina segura y saludable beneficia tanto a la empresa como al trabajador, ya que contribuye a garantizar lo siguiente

• Mejora la productividad y la calidad del producto/servicio
  Las empresas que dedican recursos a la seguridad y la salud de sus empleados pueden ayudar a reducir el absentismo y la rotación de personal, que pueden tener un grave impacto en la productividad y los beneficios. Por otra parte, la calidad de los productos y servicios también mejora cuando los empleados gozan de buena salud, porque están motivados para hacer mejor su trabajo.
• Protege la reputación de la empresa
  En los tiempos que corren, cualquiera puede publicar una crítica de la empresa en Glassdoor o Indeed. Independientemente de si esta reseña se basa en hechos o simplemente es una afirmación falsa, puede destruir instantáneamente la reputación de una empresa y alejar a candidatos de calidad.
  Para evitarlo, las empresas deben invertir realmente en la salud y la seguridad de sus empleados. A largo plazo, esto ayudará a los empleados a desarrollar una perspectiva positiva sobre la empresa y sus iniciativas. Este boca a boca positivo no sólo atraerá a candidatos cualificados, sino que también mejorará la retención de los empleados al saber que su empresa es un buen lugar para trabajar.
• Ahorro de dinero tanto para el empleado como para el empresario
  Un trabajador lesionado puede suponer fácilmente cientos de horas de trabajo perdidas y rápidamente suma miles de millones en gastos de la empresa y costes de seguro. Y lo que es más importante, se pierde una parte fundamental de la vida de ese trabajador lesionado al verse obligado a adoptar un nuevo estilo de vida.
  Con una política de seguridad y salud en la oficina bien aplicada, las empresas pueden ayudar a prevenir las lesiones de los empleados y los accidentes mortales que causan un enorme impacto financiero no sólo para la empresa, sino también para los empleados implicados y sus familias.
• Promueve una cultura de mejora
  La seguridad y la salud en la oficina no se limitan a los incidentes de seguridad y sus costes asociados; un entorno de trabajo consciente de la seguridad es también una vía para promover una cultura de mejora. Al igual que una oficina que practica los principios Kaizen, las que tienen una cultura de seguridad en el lugar de trabajo saludable tienen empleados que buscan activamente oportunidades para hacer su oficina más segura cada día, lo que puede mejorar notablemente su sensación de bienestar como parte de la empresa.

Ahora que conoce las ventajas de aplicar iniciativas de seguridad y salud en la oficina, también es importante que los directivos comprendan su base legal y estén familiarizados con los órganos de gobierno y la normativa que garantiza la aplicación de las políticas de seguridad y salud en el lugar de trabajo.

¿Qué organismos reguladores regulan la seguridad y la salud en las oficinas?

«Los empleadores tienen la responsabilidad de proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable que esté libre de peligros graves reconocidos». – OSHA 1970

Se institucionalizaron los organismos reguladores internacionales y nacionales para garantizar la elaboración y correcta aplicación de las políticas y la legislación sobre seguridad y salud en las oficinas. En conjunto, estos organismos reguladores ayudan a supervisar las organizaciones y el modo en que respetan los requisitos laborales legales en la práctica y en los principios.

Organización Internacional del Trabajo (OIT)

Para la supervisión de las normas laborales internacionales, es la Organización Internacional del Trabajo (OIT) la encargada de reunir a gobiernos, empresarios y trabajadores de sus 187 Estados miembros «para establecer normas laborales, desarrollar políticas y concebir programas que promuevan el trabajo decente para todas las mujeres y hombres«. Como organismo especializado de las Naciones Unidas, su misión es promover la justicia social y los derechos humanos y laborales reconocidos internacionalmente.

Aunque existen prácticas de seguridad y salud en la oficina reconocidas internacionalmente, la legislación y la normativa pueden variar a nivel nacional, ya que cada país tiene su propio enfoque en cuanto a su aplicación.

Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA) | EEUU

Cuando el presidente Richard Nixon promulgó la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHAct) de 1970, se creó la Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA) como organismo autorizado para hacer cumplir las normas de protección de la seguridad y la salud en el lugar de trabajo y regular a los empresarios privados en los 50 estados, el Distrito de Columbia y otros territorios.

Health and Safety Executive (HSE) | Reino Unido

En el Reino Unido, el Health and Safety Executive (HSE ) actúa como regulador nacional de la seguridad y la salud en el trabajo. Hacen cumplir la legislación local en materia de salud y seguridad, como la Ley de Salud y Seguridad en el Trabajo (HSWA) de 1974 y el Reglamento de Notificación de Lesiones, Enfermedades y Accidentes Peligrosos (RIDDOR) de 1995.

Commonwealth, Estados y Territorios | Australia

Safe Work Australia, una agencia estatutaria creada en 2009, dirige el desarrollo de las políticas nacionales de salud, seguridad y compensación en toda Australia. Sin embargo, en comparación con Estados Unidos y el Reino Unido, la aplicación de las políticas no es responsabilidad de Safe Work Australia, sino que es administrada por la Commonwealth, los estados y los territorios. Las leyes, reglamentos y códigos de prácticas específicos sobre salud y seguridad en el trabajo (WHS) por estado y territorio australiano pueden encontrarse aquí.

Seguridad en la oficina: Una guía práctica de 7 pasos

Aunque las lesiones en la oficina pueden no ser tan graves como las que se producen en las plantas de fabricación o en las obras de construcción, siguen teniendo el mismo impacto tanto para el empleado como para el empresario. Sin embargo, la dirección de la oficina debe darse cuenta de que la seguridad y la salud en la oficina no consiste en hacer cumplir las políticas, sino en crear una cultura de seguridad eficaz y sostenible en la oficina. A continuación se presentan 7 formas de garantizar el desarrollo de una cultura de seguridad en la oficina que sea sostenible a largo plazo.

1. Desarrollar una estrategia basada en la cultura y no en la política.

   Los lugares de trabajo de oficina que realmente quieren resolver la causa de las condiciones inseguras deben darse cuenta de que, más que las «cosas que hay que hacer» y las señales de seguridad, es la cultura que construyen la que ayudará a mejorar la seguridad de la oficina en general. Los líderes deben desarrollar una estrategia que ayude a los empleados a comprender el verdadero valor de la seguridad y la salud en la oficina en sus vidas y los motive a ir más allá del cumplimiento.

   Cuando el personal de la oficina busca e informa de los peligros, da su opinión a los compañeros sobre los comportamientos seguros y de riesgo, se ofrece como voluntario para los comités de seguridad y hace sugerencias de mejora, son signos de una estrategia eficaz impulsada por la cultura.

2. Identificar (o crear) campeones de seguridad en la oficina.

   Los defensores de la seguridad en el lugar de trabajo son el corazón y el alma de una sólida cultura de seguridad en la oficina. Son empleados apasionados que están dispuestos a tomar iniciativas y a guiar a sus compañeros de equipo con el ejemplo.

   Identificar o desarrollar campeones puede ayudar a los equipos de gestión a difundir el conocimiento y el entusiasmo en la planta. A través de ellos, los demás empleados participarán mejor en los debates sobre seguridad y salud en la oficina, ya que tienen personas con las que pueden hablar fácilmente y a las que pueden tratar como modelos.

3. Utilizar todos los medios de comunicación para comunicar claramente los objetivos.

   Utilice todos los medios posibles, como correos electrónicos, reuniones y tablones de anuncios, para comunicar constantemente los objetivos de seguridad y salud de la oficina. La alta dirección debe ser visible y participar en las comunicaciones (por ejemplo, encabezando cada comunicación con un mensaje, comentario o declaración de seguridad dirigido a toda la organización).

4. Proporcionar la formación necesaria a los empleados.

   Las formaciones son vías eficaces para educar a los empleados en habilidades básicas de seguridad, como la identificación adecuada de peligros, la evaluación de riesgos y la notificación de incidentes. También es un medio para obtener información genuina de los empleados y utilizarla para seguir mejorando el enfoque de la formación.

5. Utilice el refuerzo positivo para recompensar a las personas.

   Utilizar el refuerzo positivo para fomentar los comportamientos deseados para la seguridad y la salud en la oficina. Recompensar a los empleados que exhiben conocimientos y muestran iniciativa fomentará la repetición y se convertirán en modelos a largo plazo, animando a otros a hacer lo mismo.

   Celebre las victorias, pequeñas o grandes, basadas en la mejora de los datos y las auditorías de seguridad de la oficina; comunique los resultados y reconozca a los responsables. Esta estrategia garantiza que los incidentes en la oficina se reduzcan por las razones correctas y anima a los empleados a ir más allá del simple cumplimiento de las normas.

6. Anime a los empleados a hablar siempre.

   Los directivos y supervisores deben animar a los empleados a ofrecer ideas, ya sean novedosas o tradicionales, para mejorar la seguridad y la salud en la oficina. Las empresas no deben conformarse con políticas de hace décadas que pueden no ser tan relevantes hoy como antes. Si las políticas de seguridad son ineficaces, los empleados se limitarán a trabajar en torno a ellas y aumentarán el riesgo sin darse cuenta.

7. Garantizar la sucesión oportuna de los campeones de seguridad.

   La salida de líderes experimentados y campeones de la seguridad es inevitable. Para gestionar esta pérdida, es importante planificar cuidadosamente la sucesión, ya que esto ayudará a llenar el vacío de habilidades y conocimientos entre los empleados experimentados y los más jóvenes.

   Los responsables de las oficinas desempeñan un papel fundamental a la hora de sentar las bases de una cultura sostenible de seguridad y salud en las oficinas. La dirección debe asegurarse de que se celebren periódicamente debates adecuados sobre el trabajo para que la cultura evolucione con las ideas útiles de los empleados. Con un esfuerzo desde la base, las oficinas pueden desarrollar una cultura de salud y seguridad que perdure.

Cómo identificar los riesgos de la oficina

Las evaluaciones de riesgos en la oficina son una forma eficaz de gestionar los riesgos para la seguridad y la salud en un entorno de oficina. Este proceso comienza con la identificación de los peligros, es decir, la identificación delos objetos, situaciones o actividades que pueden causar daños a los empleados.

Para identificar los peligros, los trabajadores pueden emplear varios métodos, como los recorridos de seguridad exhaustivos, la inspección de los datos históricos y el análisis de la seguridad en el trabajo, pero para identificarlos correctamente, es importante conocer los tipos de peligros que pueden encontrarse en el lugar de trabajo.

En esta prueba, intente examinar el entorno de la oficina y detectar los diez peligros que pueden poner en riesgo la seguridad y la salud de un trabajador

Si tiene problemas con la prueba que aparece a continuación, haga clic en el botón de descarga de la parte superior derecha y realice la prueba sin conexión.

Después de la prueba, se dará cuenta de que, aunque hay peligros obvios, hay algunos de los que quizá no se haya dado cuenta inmediatamente o que puede desconocer por completo; entre ellos, la forma en que un trabajador se sienta en una silla, los cables eléctricos desorganizados o las cajas que bloquean la salida de incendios.

«Lo que el ojo no ve y la mente no conoce, no existe». – D.H. Lawrence

En seguridad, «lo que el ojo no ve y la mente no conoce, no existe». Para realizar correctamente la evaluación de riesgos en la oficina, es importante que los empleados comprendan los fundamentos de la identificación de peligros en el lugar de trabajo. La falta de formación en la identificación adecuada de los peligros en el lugar de trabajo puede significar la diferencia entre un empleado seguro y sano y uno lesionado.

Las 10 normas de seguridad en la oficina

Cuando los trabajadores se comprometen con la seguridad, el entorno laboral en general desarrolla una cultura de seguridad más fuerte y resistente. A continuación hemos reunido 10 normas generales de seguridad en la oficina, para ayudar a los lugares de trabajo a cumplir con la seguridad:

1. Realización de revisiones en la oficina: organice un equipo o asigne un personal para que realice revisiones periódicas en la oficina y observe los protocolos de seguridad. Preste mucha atención a los distintos entornos del espacio de trabajo y observe las circunstancias de trabajo de los empleados para identificar posibles riesgos o peligros (por ejemplo, choques y obstáculos, mala iluminación y toxinas ambientales).
2. Mantenga las áreas de trabajo limpias y ordenadas – Los empleados deben mantener las áreas de trabajo despejadas para evitar resbalones, tropiezos y caídas. Limpiar y desinfectar sobre la marcha también es beneficioso para mantener el lugar de trabajo libre de gérmenes y virus dañinos.
3. Promover la higiene de los empleados – La higiene de los empleados se ha convertido en una preocupación muy real de seguridad en la oficina. Para evitar la propagación de virus nocivos entre los empleados, es fundamental disponer de controles como el uso de mascarillas, la aplicación de desinfectantes para las manos y la observancia de técnicas adecuadas de lavado de manos.
4. Vestirse adecuadamente – Dependiendo de la naturaleza del trabajo, los empleados deben considerar cuidadosamente la ropa más adecuada para minimizar las lesiones y accidentes laborales más comunes. Esto puede incluir evitar el uso de joyas o corbatas colgantes y el uso de zapatos cerrados. Cuando y donde sea necesario, se debe usar equipo de protección personal (EPP).
5. Observar los procedimientos adecuados de manipulación – Deben inculcarse a los empleados técnicas adecuadas de elevación y flexión para evitar lesiones físicas. Si un empleado no está seguro de cómo hacerlo, es mejor que pida ayuda a un supervisor o al responsable de seguridad de la empresa.
6. Evite utilizar herramientas o maquinarias para las que no está capacitado – Aunque algunas herramientas puedan parecer intuitivas y fáciles de usar, siempre es mejor evitar utilizarlas sin la formación adecuada. Esto es para garantizar no sólo la seguridad de un individuo, sino también la de las personas que lo rodean.
7. Cierre completamente las puertas y los cajones de los armarios – Evite dejar las puertas y los cajones de los armarios y escritorios abiertos. Pueden ser causa de colisiones y tropiezos. Anime a los empleados a cerrarlos después de cada uso.
8. Familiarice a los trabajadores con los procedimientos de emergencia: realice simulacros y cursos de formación para orientar a los empleados sobre qué hacer cuando se produzca una crisis de emergencia.
9. Tomar los descansos adecuadamente – Los empleados bien descansados son capaces de mantener la concentración y la conciencia de su entorno y la seguridad, lo cual es valioso para mantener la seguridad en el entorno de trabajo.
10. Informar siempre de las condiciones inseguras – Tener un sistema para informar de las condiciones inseguras. Permita que sus empleados hablen cuando algo no funciona bien en el lugar de trabajo y amenaza su seguridad. Una lista de control digital es una gran herramienta para garantizar la aplicación de las normas y medidas de seguridad. También puede ayudar a realizar recorridos por las instalaciones, inspecciones y evaluaciones de riesgos, o incluso a notificar incidentes.

Con esto, vamos a profundizar en los principales tipos de riesgos para la seguridad y la salud en la oficina y a aprender cómo controlarlos específicamente.

Peligros físicos de la oficina

Los riesgos físicos son factores que no hay que tocar y que pueden amenazar la seguridad y la salud de un trabajador de oficina. Los riesgos físicos más comunes en la oficina son la temperatura, la calidad del aire, la ventilación, el ruido y los resbalones, tropiezos y caídas. A continuación se exponen los riesgos asociados a cada peligro físico y las formas de gestionarlos:

1. Temperatura
   

   

   Las temperaturas que hacen que los empleados se sientan incómodos pueden dar lugar a una baja productividad y moral. De hecho, una encuesta realizada en 2018 en el Reino Unido mostró que el 26,1% de los trabajadores encuestados dijo que «se había puesto enfermo» porque su oficina se sentía demasiado fría. Los empresarios y directivos tienen la responsabilidad de gestionar este riesgo para la salud en la oficina y garantizar que los empleados trabajen lo más cómodamente posible.

   Cómo gestionar los riesgos de temperatura en la oficina:

   • Consultar a los empleados sobre cuál es la temperatura adecuada para sus áreas de trabajo
   • Recuerde a los empleados que deben llevar ropa adecuada para ir a la oficina, especialmente durante la temporada de verano e invierno.
   • Comprueba siempre si el sistema de aire acondicionado funciona correctamente y regúlalo en consecuencia.
   • Controla la luz solar directa con persianas y rejillas.
   • Consulte las directrices sobre el control de la temperatura en el lugar de trabajo de su país. Consulte los ejemplos de reglamentos del Reino Unido, Australia y Estados Unidos.
   • Optimizar el gradiente térmico según la disposición de la oficina.

2. Calidad del aire interior y ventilación

   

   En Estados Unidos, el 90% de las personas pasan la mayor parte de su tiempo en el interior y muchas de ellas en un entorno de oficina. La Agencia de Protección del Medio Ambiente de los Estados Unidos (EPA) también informó de que los ambientes interiores, como una oficina, tienen a veces niveles más altos de contaminantes que el exterior. Esto hace que sea más importante para los empresarios dar mayor importancia a la calidad del aire interior y a la ventilación, ya que unas condiciones deficientes pueden provocar fatiga, asma laboral, alergias y otros trastornos respiratorios. Algunas de las condiciones que pueden provocar el deterioro de la calidad del aire son el hacinamiento en las oficinas, los flujos de aire restringidos, la mala limpieza y la ventilación inadecuada.

   Cómo gestionar los riesgos de la calidad del aire en la oficina:

   • Auditorías de la calidad del aire interior para evaluar el cumplimiento de los umbrales de contaminación atmosférica aceptados.
   • Garantizar el mantenimiento, la limpieza y la filtración adecuados del sistema de ventilación, calefacción y aire acondicionado.
   • Programe la limpieza de la oficina con regularidad.
   • Cumplir con las políticas de fumar de la oficina y del edificio.
   • Si hay una cocina en la oficina, recuerde a los empleados que deben almacenar los alimentos de forma adecuada y tirarlos antes de que se estropeen.

3. Ruido

   

   El Centro de Control y Prevención de Enfermedades (CDC) de EE.UU. estima que más de 20 millones de trabajadores están expuestos a ruidos potencialmente perjudiciales en el trabajo cada año. El ruido, a niveles altos o bajos, puede afectar a la seguridad y la salud en la oficina, ya que aumenta los niveles de estrés, interfiere en la concentración y provoca pérdida de audición.

   Cómo gestionar los riesgos del ruido en la oficina:

   • Si es posible, aplique controles de ingeniería durante la fase de diseño e intente elegir elementos que reduzcan el ruido al nivel mínimo aceptable.
   • Respete los límites de nivel sonoro aceptables indicados en las respectivas leyes de salud y seguridad laboral de su país (consulte las leyes del Reino Unido, Australia y Estados Unidos).
   • Identificar las fuentes, trayectorias y niveles de sonido. Una vez identificados, priorice el control de los niveles sonoros más excesivos.
   • Coloque una barrera entre la fuente de ruido y el empleado (por ejemplo, paredes acústicas o cortinas).
   • Realizar el mantenimiento periódico de las máquinas y equipos. Considere la posibilidad de añadir silenciadores de ruido, aislantes de vibración o silenciadores de conductos.

4. Resbalones, tropiezos y caídas

   

   Antes de seguir avanzando, es importante diferenciar entre estos tres peligros algo similares. Los resbalones se producen cuando el pie de una persona pierde tracción con la superficie del suelo; los tropezones se producen cuando una persona se engancha inesperadamente el pie con un objeto o una superficie; y las caídas pueden ser consecuencia de un resbalón o un tropezón, pero muchas se producen durante caídas desde poca altura o en un agujero, zanja o masa de agua.

   En Australia, los resbalones, tropiezos y caídas supusieron 386 muertes en lugares de trabajo australianos entre 2003 y 2015 SafeWork Australia . En Estados Unidos, en cambio, sólo en 2014 murieron 798 trabajadores por caídas National Safety Council.

   Cómo gestionar los riesgos de resbalones y caídas en la oficina:

   • Elimine los peligros en la fase de diseño, como la eliminación de los suelos irregulares y la instalación de tomas de corriente adicionales para evitar el paso de los cables.
   • Mantenga los pasillos y los corredores libres de residuos, desorden y obstáculos.
   • Considere la posibilidad de instalar alfombras antideslizantes o de sustituir los paneles del suelo desgastados.
   • Aplique buenas prácticas de limpieza, como la limpieza inmediata de los derrames.
   • Proporcionar señales de advertencia en caso de derrames para evitar cualquier incidente.
   • Arregle inmediatamente las fugas de los equipos o las tuberías.

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Riesgos biológicos en la oficina

Los riesgos biológicos, o biopeligros, son sustancias orgánicas que pueden suponer una amenaza para la salud de los empleados. Los riesgos biológicos pueden incluir la exposición a:

• moho/hongos
• esporas
• microorganismos patógenos
• desechos humanos
• sangre u otros fluidos/tejidos corporales
• medicamentos/sustancias citotóxicas

«Se estima que alrededor de 320.000 trabajadores mueren cada año por enfermedades transmisibles causadas por exposiciones a riesgos biológicos relacionadas con el trabajo» – Driscoll et al 2005; OSHA 2007

Algunas personas pueden pensar que los riesgos biológicos se limitan a lugares de trabajo como laboratorios o fábricas, pero también pueden encontrarse en oficinas aparentemente cómodas. La gestión de este tipo de riesgos en un entorno de oficina es fundamental, ya que pueden descontrolarse rápidamente, lo que podría acarrear problemas con los organismos locales de regulación sanitaria y empresarial.

Cómo gestionar los riesgos de los peligros biológicos en la oficina:

• Aplicar la eliminación adecuada de los artículos que tienen riesgo biológico.
• Programe servicios regulares de control de plagas.
• Compruebe regularmente la ventilación de la oficina.
• Proporcionar un equipo de protección respiratoria adecuado, especialmente cuando se conoce un brote.
• Crear campañas de sensibilización sobre los diferentes tipos de riesgos biológicos en el lugar de trabajo.

¿Cuáles son los riesgos de incendio más comunes en la oficina?

La seguridad contra incendios es de suma importancia en cualquier oficina. Un incidente de incendio en una oficina puede ser devastador no sólo para los trabajadores, sino también para el público. Puede provocar lesiones e incluso muertes, por no hablar de los costosos daños materiales. En 2017, la Agencia Nacional de Protección contra Incendios de Estados Unidos (NFPA ) informó de que alrededor de 18.000 incendios de estructuras procedían de tiendas y oficinas, lo que supuso unas pérdidas materiales estimadas en 763.000 dólares.

• Peligro de incendio en la oficina nº 1: fumar
  Las colillas desechadas que no se han apagado completamente o que se han desechado cerca de materiales inflamables pueden provocar un incendio, especialmente en las condiciones adecuadas (tiempo seco y algo de viento).
• Peligro de incendio en la oficina nº 2: Equipos informáticos y aparatos de cocina sobrecalentados
  Hoy en día, muchas oficinas cuentan con instalaciones de cocina, ya sea un horno, una estufa o un microondas. Dejarlo encendido, sin vigilancia, y/o utilizarlo de forma insegura puede provocar un incendio.
• Peligro de incendio en la oficina nº 3: Sobrecarga de las tomas de corriente
  Enchufar demasiados aparatos o equipos en una misma toma de corriente y el uso inadecuado de alargadores puede hacer que las tomas se sobrecalienten y estallen en llamas. Hay que prestar atención a que la energía se distribuya uniformemente y a que no haya demasiados aparatos enchufados y en uso a la vez.
• Peligro de incendio en la oficina nº 4: Pasillos y salidas de incendios bloqueados
  Es esencial que todos los pasillos y salidas de las oficinas se mantengan despejados y que no se restrinja el acceso a las salidas de incendios, ya que los bloqueos podrían retrasar la evacuación de un edificio. Los muebles y otros objetos no deben colocarse cerca o delante de las puertas cortafuegos, ya que éstas deben ser accesibles en todo momento.
• Peligro de incendio en la oficina nº 5: Falta de un plan de acción de emergencia
  Los planes de acción de emergencia en caso de incendio especifican cómo evacuar de forma segura en caso de emergencia, dónde reunirse después de la evacuación y quién debe realizar ciertas funciones críticas. En caso de emergencia en el edificio de oficinas, es vital contar con un plan de acción de emergencia claro para evitar que cunda el pánico, que puede tener consecuencias fatales.

¿Cuáles son los riesgos eléctricos más comunes en la oficina?

Hoy en día, casi todo el trabajo de oficina implica el uso de equipos que funcionan con electricidad. Los equipos, como las fotocopiadoras, los ordenadores portátiles, los cables de los hervidores y los interruptores eléctricos, pueden mojarse o estropearse, lo que puede provocar quemaduras y descargas eléctricas. Los trabajadores de oficina que no reciben una formación adecuada en materia de seguridad eléctrica están expuestos a un mayor riesgo de sufrir este tipo de lesiones o, lo que es peor, de morir.

Medidas de seguridad en una oficina en la oficina para los riesgos eléctricos

• Asegúrese de que todo el equipo eléctrico esté certificado por un laboratorio reconocido a nivel nacional y lea detenidamente todas las instrucciones del fabricante.
• Fomente el uso de listas de comprobación de inspecciones eléctricas e incluya todos los elementos necesarios para una revisión eficaz de la seguridad eléctrica.
• Al menos una vez al mes, compruebe que no haya grietas, cortes o abrasiones en los cables, alambres y cordones.
• Realice evaluaciones periódicas del riesgo de incendio para identificar las zonas con riesgo de cableado defectuoso y circuitos defectuosos.
• Desenchufe los aparatos cuando no los utilice para ahorrar energía y minimizar el riesgo de descargas e incendios.
• Evita sobrecargar las tomas de corriente con demasiados aparatos. No enchufe nunca más de un aparato de gran potencia en una sola toma de corriente a la vez.
• Coloque las regletas donde haya una buena circulación de aire para dispersar el calor
• No ate, retuerza o anude los cables eléctricos.
• No pase nunca los cables eléctricos por zonas muy transitadas, bajo las alfombras o a través de las puertas.
• Si la pantalla de su ordenador parpadea o se desvanece, o si detecta un olor a quemado, apáguelo y contacte inmediatamente con el técnico del edificio.
• Considere la posibilidad de que un electricista autorizado instale tomas de corriente adicionales donde sea necesario, en lugar de recurrir a alargadores y regletas.

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¿Qué es la ergonomía en la oficina?

«Las lesiones ergonómicas representan más del 30% de los casos de baja laboral. Estas lesiones también requieren más tiempo de ausencia del trabajo (mediana de 11 días frente a 8 días) que los que sufren otros tipos de lesiones/enfermedades laborales» – Oficina de Estadísticas Laborales de EE.UU. (BLS), 2013.

Los trabajadores de oficina pasan muchas horas al día sentados en un escritorio, lo que a menudo provoca esguinces y otras lesiones debidas a riesgos ergonómicos no identificados.Los riesgos ergonómicos suelen ser los más difíciles de detectar, ya que los trabajadores no siempre sienten inmediatamente los efectos de los trastornos musculoesqueléticos (TME). Lamentablemente, los TME representaron el 33% de todos los casos de lesiones y enfermedades de los trabajadores, según la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS) en 2013. Los TME más comunes son las distensiones musculares, las lesiones del manguito de los rotadores, el síndrome del túnel carpiano (STC) y la tendinitis. La exposición prolongada a los riesgos ergonómicos puede hacer que el empleado sufra TME graves a largo plazo, y que el empresario pierda horas de trabajo y millones en costes de seguros.

Algunos de los riesgos ergonómicos que se pueden observar en la oficina son:

• Mala postura
• Levantamiento frecuente de cajas y archivos y procedimientos inadecuados de elevación
• Puestos de trabajo y sillas mal ajustados
• Exposición excesiva o prolongada a las vibraciones

Cómo abordar los riesgos ergonómicos en la oficina:

• Llevar a cabo evaluaciones ergonómicas para identificar el riesgo de lesiones y garantizar que los entornos se maximizan para la comodidad y la productividad.
• En la fase de diseño, elija cuidadosamente los materiales interiores, la iluminación y la distribución. Asegúrese de que los espacios de trabajo están diseñados para soportar posiciones ergonómicas neutras.
• Siga los 10 principios ergonómicos.
• Asegúrese de que los trabajadores tienen el equipo y las herramientas adecuadas para realizar su trabajo con comodidad.
• Fomentar la notificación temprana de los síntomas de TME.
• Evaluar el progreso de los procedimientos de acción correctiva establecidos en los procesos ergonómicos para garantizar el éxito a largo plazo.
• Desarrollar programas de fitness en la oficina que ayuden a educar a los empleados sobre la importancia de hacer ejercicios o estiramientos para prevenir los TME.

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Cómo mejorar la limpieza en la oficina

La limpieza de la oficina es un proceso sistemático para mantener el entorno de la oficina limpio y ordenado. Un programa eficaz de limpieza de oficinas es un elemento importante en la gestión de la seguridad y la salud en las oficinas, ya que fomenta un lugar de trabajo más limpio y organizado, lo que a su vez ayuda a la empresa a obtener los siguientes beneficios.

• Ayuda a los empleados a encontrar las cosas más fácilmente;
• Fíjate en los objetos que ya no son útiles y deshazte de ellos más rápidamente;
• Menor riesgo de incendio gracias al menor desorden;
• Menos daños materiales;
• Mejor aprovechamiento del espacio;
• Una atmósfera más limpia; y
• mejora de la moral.

¿Cuáles son los requisitos mínimos de la OSHA en materia de limpieza de oficinas?

• Establecer y mantener buenas prácticas de limpieza.
• Elimine las condiciones resbaladizas, como la nieve, el hielo y la grasa, de los pasillos y las superficies de trabajo según sea necesario. Cuando no sea posible la retirada, deberá restringirse el acceso a dichas zonas y establecerse una ruta alternativa, o proporcionarse calzado antideslizante.
• Garantizar un acceso fácil y abierto a todas las salidas (incluidas las escaleras, los andamios y las pasarelas), a las cajas de alarma de incendios, a los equipos de extinción de incendios y a los puestos de llamada de incendios.
• Mantener las pasarelas para que proporcionen un paso adecuado y sean a) libre de residuos; b) despejado de herramientas, materiales, equipos y otros objetos; y c)libre de peligros de tropiezo como resultado del almacenamiento o colocación inadecuada de mangueras y cables de servicio eléctrico.
• Acordone cualquier parte de la pasarela que se utilice como superficie de trabajo.
• Asegúrese de que las superficies de trabajo estén libres de todas las herramientas, materiales y equipos que no sean necesarios para realizar el trabajo en curso. Todos los escombros, incluidos los residuos líquidos y sólidos, deben retirarse al final del trabajo o del turno de trabajo, lo que ocurra primero.
• Mantenga las superficies de trabajo secas, siempre que sea posible. Si se utiliza un proceso húmedo, deberá mantenerse el drenaje y disponerse de lugares secos para estar de pie, o bien los trabajadores deberán disponer de calzado de protección cuando dichos medios no sean practicables.

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Oficina de Preparación y Respuesta ante Emergencias

Las medidas adoptadas en los primeros minutos de una emergencia son fundamentales. Un aviso rápido a los empleados para que evacúen, busquen refugio o inicien el cierre puede salvar vidas. Una llamada de auxilio a los servicios públicos de emergencia que proporcione información completa y precisa ayudará al despachador a enviar el personal y los equipos adecuados. Por eso, un empleado con formación en primeros auxilios o en reanimación cardiopulmonar puede salvar vidas. La actuación de los empleados con conocimientos de los sistemas del edificio y del proceso también puede ayudar a controlar una fuga y a minimizar los daños en las instalaciones, el medio ambiente y las personas que se encuentran en ellas.

5 cosas que hay que recordar durante una emergencia en la oficina

1. En caso de emergencia, el empresario debe garantizar:
   • la provisión de equipos e instalaciones de primeros auxilios y el acceso a los mismos; y
   • que un número adecuado de trabajadores (u otras personas) haya recibido formación para administrar primeros auxilios.
2. Los requisitos de primeros auxilios pueden variar de un lugar de trabajo a otro en función de:
   • la naturaleza del trabajo
   • los tipos de peligros presentes
   • el tamaño, la ubicación, el número y la composición de las personas en el lugar de trabajo
3. Todas las oficinas deberían tener también estos números de teléfono de emergencia a mano:
   • Incendios y salvamento
   • Médico y ambulancia
   • Centro de Información sobre Venenos.
4. El plan de acción de emergencia de su oficina también debe proporcionar procedimientos de emergencia, que incluyen:
   • Procedimientos adecuados de evacuación
   • Notificar a las organizaciones de servicios de emergencia a la mayor brevedad posible
   • Tratamiento y asistencia médica de urgencia
   • Comunicación efectiva con la persona que coordina la respuesta a la emergencia
   • Prueba de los procedimientos de emergencia, incluida la frecuencia de las pruebas
   • Información, formación e instrucción a los trabajadores pertinentes en relación con la aplicación de los procedimientos de emergencia
5. También es vital que todos los trabajadores estén familiarizados con los procedimientos de emergencia y la información del lugar de trabajo, como por ejemplo
   • A quién dirigirse en caso de emergencia
   • Números de teléfono de emergencia
   • Procedimientos de evacuación y puntos de encuentro designados
   • el tipo de extintor que debe utilizarse para los distintos incendios

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Gestionar la seguridad en la oficina con SafetyCulture (antes iAuditor)

La creación de un entorno de trabajo con una buena cultura de seguridad en la oficina es una responsabilidad que deben asumir tanto los empresarios como los empleados. La dirección debe asegurarse de cumplir la normativa de seguridad y salud en el trabajo y proporcionar un entorno laboral seguro, mientras que los empleados deben cooperar con sus jefes y estar siempre atentos a los riesgos de la oficina. Estos esfuerzos contribuirán a hacer de su oficina un lugar en el que los empleados sientan que su seguridad y su salud son una prioridad absoluta.

Practicar un buen registro con SafetyCulture (iAuditor) y ser capaz de:

• Cree listas de comprobación de seguridad en la oficina preparadas para el móvil en cuestión de minutos
• Realice fácilmente las inspecciones con un dispositivo móvil o tableta
• Programe inspecciones periódicas diarias, semanales o mensuales dentro de la aplicación
• Genera automáticamente informes completos que se guardan de forma segura en la nube.
• Comparta fácilmente sus informes con sólo un toque de dedo
• Capturar o adjuntar pruebas fotográficas
• Asigne acciones correctivas y haga un seguimiento del rendimiento con análisisen tiempo real

Póngase en contacto con el equipo de SafetyCulture (iAuditor) para saber más sobre cómo puede modernizar la seguridad y la salud en su lugar de trabajo.

Herramientas gratuitas para mejorar la seguridad en la oficina