Un guide pour comprendre la revue de direction

Importance de la revue de direction

Si les réunions de revue de direction ne font pas partie des exigences liées à la gestion d’un système de gestion certifié par l’Organisation internationale de normalisation (ISO), les équipes de direction des entreprises doivent néanmoins procéder à des revues de direction. En effet, ils constituent un élément essentiel pour remplir et suivre les exigences de conformité de l’évaluation de la performance du système de management établies par la norme de certification.

En général, une revue de direction est utilisée pour évaluer le système de gestion de la qualité (SGQ) d’une organisation. Il s’agit d’une préparation au moment où une société ou une entreprise demande et maintient la conformité à une certification ISO, en particulier la norme SMQ appelée ISO 9001. En fait, la clause 9 de la norme ISO 9001 décrit les exigences d’une revue de direction, en particulier ses entrées et sorties nécessaires.

Outre la revue de la gestion de la qualité, les autres systèmes de gestion qui nécessitent également la réalisation de revues de direction sont les suivants :

• ISO 45001 – Système de management de la santé et de la sécurité au travail (OHSMS)
• ISO 14001 – Système de management environnemental (SME)
• ISO 27001 – Système de gestion de la sécurité de l’information (SGSI)

Il convient également de noter que les revues de direction jouent un rôle important dans les efforts collectifs d’une organisation en vue d’une amélioration continue. L’examen des normes et des lignes directrices définies dans le système de management aide les dirigeants et les personnes de référence à aborder les domaines à corriger ou à améliorer afin de les aligner sur les buts et les objectifs de l’organisation.

Intrants et extrants de l’examen de la gestion

Une revue de direction, qui fait partie des exigences d’un système de gestion certifié ISO, comporte des entrées et des sorties spécifiques qui doivent être prises en compte par la direction générale. Les entrées sont des éléments clés de telle sorte qu’elles servent de base à l’examen à mener. Les résultats, quant à eux, sont les éléments ou les mesures à prendre à la suite de l’examen de la gestion.

En détail, voici les intrants et les extrants spécifiques d’une revue de direction :

Quels sont les apports de la revue de direction ?

• Résultats des audits passés (par exemple, les audits internes)
• Réactions pertinentes des clients
• Performance du processus
• Progrès des actions correctives et préventives (CAPA )
• Suivi des revues de direction précédentes
• les changements qui ont un impact direct sur le système de gestion (par exemple, les statistiques d’incidents et l’examen des enquêtes récentes sur les accidents, l’impact et les aspects environnementaux, et les modifications législatives pertinentes)
• Recommandations d’amélioration à partir des résultats de l’audit interne

Quels sont les résultats de la revue de direction ?

• Mesures à prendre pour améliorer le système de gestion
• Mesures d’amélioration des produits pour répondre aux exigences des clients
• Besoins en ressources
• Possibilités d’investissement et d’expansion
• Programmes de développement des employés

Un guide pratique du processus

La réalisation de revues de direction peut prendre beaucoup de temps et sembler compliquée. Sans un processus établi et des lignes directrices pour le rendre pratique, les résultats peuvent ne pas satisfaire aux buts et objectifs du système de gestion.

Cela dit, il est essentiel de comprendre et de mettre en œuvre la procédure globale d’examen de la gestion, qui comporte trois étapes critiques :

1. Préparation et planification

Établissez un ordre du jour clair pour l’examen à mener. Il est également préférable d’établir un calendrier réalisable et de s’assurer que toutes les personnes devant assister à la réunion connaissent les détails de l’examen.

La préparation est essentielle pour garantir que ces examens seront pratiques et bien pensés. Au cours de la première étape, rassemblez des informations et des données qui représentent les résultats réels de la performance des systèmes de gestion de votre organisation. En fonction du format qui permettra de présenter et de résumer au mieux ces données, collectez les rapports des départements ou des personnes de référence respectifs afin de les préparer pour une présentation lors de la réunion d’examen. Ceux-ci peuvent ensuite servir de documents d’orientation pour la discussion et l’évaluation.

Voici quelques questions à poser lors de la collecte d’informations et de données :

• Quel est le statut des audits internes réalisés ? A-t-on découvert des risques et des opportunités ?
• Des progrès sur nos CAPAs ?
• Les fournisseurs actuels que nous avons ont-ils continuellement soutenu l’organisation au cours des 6 derniers mois ?

2. Session de revue de direction

En tant qu’exigence d’un système de gestion certifié ISO, les discussions, évaluations et résultats des revues de direction doivent être bien documentés. C’est là que les résultats de l’examen de la gestion entrent en jeu. Les plus courants sont le compte rendu de la réunion d’examen, les prochaines étapes recommandées et les ressources clés nécessaires pour atteindre les buts et objectifs du plan d’amélioration.

Le plan doit maintenant inclure les éléments suivants et plus encore, en fonction de la discussion :

• Des détails clairs sur ce qui doit être fait
• Rôles et responsabilités définis des personnes en charge
• des délais et des calendriers réalistes pour accomplir les prochaines étapes et planifier les suivis nécessaires.
• Ressources et autres exigences décrites
• Établissement de paramètres et de processus pour l’évaluation des résultats

L’utilisation d’un modèle de revue de direction permet également de guider l’équipe de direction et les autres responsables sur la manière de mener une réunion de revue de direction. Le modèle de formulaire peut rendre le processus de documentation du procès-verbal de la réunion d’examen plus efficace tout en enregistrant les points de discussion et les résultats de l’analyse pendant l’examen proprement dit. Pour vous aider à mieux visualiser ce à quoi cela ressemble, voici un exemple que vous pouvez utiliser dans SafetyCulture (anciennement iAuditor):

3. Contrôle et suivi

L’examen de la performance des systèmes de gestion ne se limite pas à la documentation des entrées et sorties requises. Il est également important de mettre en place un processus de contrôle, de rapport et de suivi de l’état et des progrès du plan d’action.

En tant que meilleure pratique de gestion, assurez-vous d’établir une culture de responsabilité et d’appropriation afin que chaque aspect des actions d’amélioration à mettre en œuvre fasse l’objet d’un travail et d’un suivi continus. Dans ce contexte, la mise en place d’objectifs de résultats clés (OKR) peut aider à mesurer objectivement le succès de chaque action. Enfin, assurez-vous qu’il existe un calendrier convenu des examens successifs et/ou des réunions de suivi à effectuer.

Réaliser des revues de direction efficaces avec SafetyCulture